Internet, Cloudlösungen, Kommunikationssoft und -hardware haben die Bürowelt während der Pandemie größtenteils zum Positiven verändert. Alle Experten*innen der Fachdebatte sind sich darüber einig, dass während dieser Zeit der Umfang der Digitalisierung enorm gestiegen ist. Digitale Tools und Technik haben das Arbeiten im Homeoffice und aus der Ferne ermöglicht. Internet, Telefon, Handy, E-Mail über das Online-Banking bis hin zur Dokumentenablage und Tools wie Zoom und Teams sind etablierte digitalisierte Lösungen, auf die keiner mehr verzichten kann und möchte. Cloud- oder serverbasierte Lösungen haben nochmal deutlich an Bedeutung gewonnen, um ortsunabhängig und kollaborativ an Dokumenten zu arbeiten. Sie sind heutzutage auch nicht mehr wegzudenken. Das Einzigste, was noch nicht digital ist, ist schlichtweg das Papier selbst. Von einem papierlosen Büro könne man jedoch erst dann sprechen, wenn alle Lösungen wie E-Mail, Rechnungen, Korrespondenzen, Projekte und weitere Anwendungen in einem System vereint seien und Papier vollständig entbehrlich ist.
Halten wir fest, dass die Corona-Pandemie positive Impulse für die Digitalisierung in Unternehmen gesetzt hat – je nach Branche teilweise oder in größerem Umfang. Vielerorts konnte man beobachten, dass insbesondere in Verwaltungen versucht wurde von Papierdokumenten und physischen Unterschriften durch den Einsatz von entsprechender Softwareprogramme wegzukommen. Auch im Geschäftsbereich Kundenbeziehungen unternahmen Unternehmen einiges, um sich digital zu transformieren. Sie integrierten vermehrt innovative Spezialanwendungen. Innovationen und Veränderungen haben immer auch Widerstände zur Folge. Vor allem, wenn man die Mitarbeitenden nicht angemessen in Prozesse und Strukturen einbindet. So reicht es vielfach nicht aus, neue Kollaborationstools, Videokonferenzsysteme oder Personalmanagementsoftware einzuführen. Vielmehr muss man den Mitarbeitenden die notwendigen Kompetenzen im Umgang mit diesen digitalen Tools vermitteln. Andernfalls kann das schnell zu Frustration und geringerer Motivation führen. Ein weiterer möglicher negativer Punkt ist die Daten- und IT-Sicherheit. Mobiles Arbeiten erhöht die Angriffsfläche und die Gefahren von Cyber-Attacken. Veröffentlichte Zahlen vom BSI oder bitcom zeigen, dass sich die IT-Sicherheitslage seit Beginn der Corona-Pandemie deutlich verschlechtert hat, und Schäden durch Erpressung sowie Systemausfälle deutlich zugenommen haben.
Das Bürokonzept der Zukunft wird deutlich flexibler sein, als wir es vor der Corona-Pandemie gewohnt waren. Die überwiegend ausgeprägte Präsenzkultur wird in vielen Unternehmen der Vergangenheit angehören. Die Bedeutung von digitalen Tools wird weiter zunehmen. Präsenztage im Büro werden sich mit Tagen des mobilen Arbeitens abwechseln, wobei dies nicht notwendigerweise Arbeiten von Zuhause bedeuten muss, sondern auch die Erbringung der Arbeitsleistung aus Cafés oder Co-Working-Spaces miteinschließt. Letztlich kann diese neue flexible Arbeitswelt eine Win-Win-Situation für Arbeitgeber und Beschäftigte sein. So profitieren Beschäftigte von einer höheren Work-Life-Balance und einer höheren Arbeitszufriedenheit und die Arbeitgeber in Folge von einer höheren Motivation. Dabei wird wichtig sein, klare Regeln für das mobile Arbeiten aufzustellen, sodass diese Flexibilisierung nicht in Mehrarbeit und gesteigertem Stress endet. Ebenso dürfen auch diejenigen nicht außer Acht gelassen werden, für die mobiles Arbeiten nicht in Frage kommen. Arbeitgeberseite und auch die Politik müssen hier für einen geeigneten Ausgleich sorgen, um einer Spaltung der Belegschaft oder einer weiteren sozialen Spaltung der Gesellschaft entgegenzuwirken.
