Wie wichtig ist der Einsatz von digitalen Tools und Technik in Büros?
Ohne digitale Tools und Prozesse kann man sich das Arbeiten heute nicht mehr vorstellen. Aus dem privaten Umfeld sind es die meisten von uns auch gewohnt, vieles digital abzuwickeln. Egal, ob es eine Anfrage bei der Krankenkasse oder das Abrufen der Telefonrechnung im Online-Portal ist. Viele Menschen bringen ihre digitalen Prägungen, Gepflogenheiten, Tools und Gadgets mit ins Büro und können das gar nicht mehr trennen. Auch das Thema Mobilität spielt eine große Rolle. Corona, und der damit bedingte Umzug der Mitarbeiter:innen ins Homeoffice, war für uns bei der Haufe Group kein großes Thema. Man muss einfach sehr digital sein, um unabhängiges Arbeiten zu ermöglichen. Das gab es bei uns schon vor Covid. Wir sind notwendigerweise gezwungen, uns mit digitalen Arbeitsweisen und Prozessen auseinanderzusetzen. Das bringt aber auch Erleichterung an vielen Stellen. Digitale Tools und Prozesse werden schlicht erwartet und gehören zum Standard. Prozesse müssen einfach und smooth sein und den Anwender:innen die Arbeit erleichtern. Was erwarten unsere Kund:innen intern und extern? Das ist für uns die zentrale Frage, auf die wir in der IT Antworten finden.
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Welche konkreten digitalen Lösungen sind heutzutage unverzichtbar?
Wie schnell bekomme ich Mitarbeiter:innen produktiv? Wie schnell können sie effizient arbeiten? Und wie gestalte ich das Offboarding im papierlosen Büro? Dafür muss es zwingend Lösungen geben. Das ist nicht trivial, da ja auch rechtliche Fragen damit verbunden sind. Auch das Thema personenbezogene Daten müssen wir dabei immer im Blick haben. Gute Lösungen für das Dokumentenmanagement sind ebenso unerlässlich. Mit Microsoft Teams haben wir hier die Voraussetzungen geschaffen, dass Kolleg:innen rund um die Uhr von überall Zugriff auf Ordner-Strukturen, Dokumente, Informationen aber auch auf Meetings und Telefonate haben. Miro und Jira haben uns in der Haufe Group die letzten zwei Jahre sehr geholfen, die Team- und Projektarbeit digital abzustimmen. Auch sämtliche Tools, die Team Collaboration fördern, wie zum Beispiel Teampact oder OKR, gehören mittlerweile zu den ersten neben Outlook, die morgens am Laptop geöffnet werden.
Fallen Ihnen auch Nachteile ein, die Sie mit dem „papierlosem Büro“ in Verbindung bringen bzw. selbst erfahren haben?
Wenn man sich Dinge nicht gut merken kann, braucht man einfach Papier. Für mich steht die Erkenntnis, dass ich nie so ganz ohne meinen Schreibblock auskommen werde. Digitale Listen zu führen, empfinde ich als negativ. Beim Thema Journaling raten Experten ja auch davon ab, es digital zu machen, weil man einfach emotionsloser wird. Die Geschwindigkeit, mit der wir heute Dinge digital abarbeiten, kann sich ebenso nachteilig auswirken. Eventuell kommen Ergebnisse dabei heraus, die mit etwas mehr Zeit und Muße anders, vielleicht sogar besser, ausgefallen wären. Der klassische Ansatz 80/20 (80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent Einsatz erreichen) nach dem Pareto Prinzip, ist in der Regel ausreichend. Man muss stets darauf achten, dass Kosten und Nutzen in einem guten Verhältnis zueinanderstehen. Auch im zwischenmenschlichen Bereich sehe ich Nachteile. Wir möchten gerne auch mal gemeinsam im Büro am Whiteboard stehen. Auch wenn Miro klasse ist, absolut seinen Zweck erfüllt und Spaß macht, es kann den direkten persönlichen Austausch mit den Kolleg:innen nicht ersetzen.
Wie groß ist und war der Aufwand, digitale Infrastruktur im Unternehmen oder im Homeoffice bereitzustellen?
Das hängt meiner Meinung nach vom Unternehmen und der Branche ab. Software-Unternehmen waren einfach besser auf den Umzug ihrer Mitarbeiter:innen ins Homeoffice vorbereitet, als zum Beispiel ein Großhändler in der Sanitär-Branche, der Badewannen verkauft. Die Anforderungen an die Unternehmen sind komplett unterschiedlich. Kundenerlebnisse zu digitalisieren, ist eine große Herausforderung hinsichtlich Datenmanagement und dem Erarbeiten einer guten Customer Experience mit WOW-Faktor. Das fällt manchen Branchen leichter als anderen. IT-Unternehmen haben Digitalisierung von Haus aus in ihrer DNA. Bei uns in der Haufe Group war die digitale Infrastruktur und die Basis für Homeoffice bereits vorhanden, als dies zwingend erforderlich wurde. Das ist ein stetig andauernder Prozess und natürlich müssen wir immer wieder optimieren und können besser werden.
Was wäre Ihrer Meinung nach das beliebteste Bürokonzept der Zukunft?
Im Büro zu sein, wenn es nötig ist und wenn es in den persönlichen Tagesablauf passt. Einfach selbstbestimmt hybrid zu arbeiten. Die Menschen organisieren sich in der Regel, wie es für sie am besten ist. Da gehört jede Menge Vertrauen der Vorgesetzten in ihre Mitarbeiter:innen dazu. Normalerweise wollen Menschen gerne einen Beitrag zum Erfolg ihres Unternehmens leisten und bringen sehr viel Eigeninitiative und Eigenverantwortung mit. Die Voraussetzungen sind da, um sie sich selbst in ihrem Arbeitsalltag organisieren zu lassen. Ich persönlich bin effizienter, wenn ich mich selbst organisiere. Es ist einfach stressfreier, nicht mehr den terminlichen Druck zu haben, genau um eine bestimmte Uhrzeit aus dem Büro zu müssen, um rechtzeitig das Kind vom Kindergarten abzuholen. Ich kann Familie und Beruf einfach besser unter einen Hut bringen.
Fakt ist: Das digitale und hybride Arbeiten, das wir heute haben, senkt das Stresslevel enorm. Darauf möchten meiner Meinung nach die wenigsten meiner Kolleg:innen verzichten. Gleichzeitig müssen wir auch zukünftig im Blick haben, welche negativen Auswirkungen diese Arbeitsweise haben kann und gegebenenfalls darauf reagieren.
