Wie wichtig ist der Einsatz von digitalen Tools und Technik in Büros?
Diese Frage ist nicht pauschal beantwortbar. Ich führe drei wiederkehrende Effekte aus der Unternehmenswelt auf: Der Einsatz von Technik und digitalen Hilfsmitteln muss in allererster Linie die Erfüllung des Geschäftszwecks dienen. Wer aber beurteilt, dass die Tools wirklich den Geschäftszweck erfüllen? Sicher aber ist, dass repetitive Arbeiten sehr gut von Software automatisiert übernommen werden können. Hier ist aber nicht die Frage wie wichtig die Tools sind, sondern wie genau der Entscheidungsweg der Beschaffung analysiert wird und wie präzise die Umsetzung geplant ist. Hinzu kommt die erforderliche Interoperabilität von Tools, damit Medien- und Systembrüche abgebaut und Prozesse beschleunigt werden. Außerdem ist es wichtig, sich mit digitalen Hilfsmitteln nicht in eine Abhängigkeit von Software zu begeben, sondern auch Expansionsmöglichkeiten von Anfang an mit zu planen.
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Welche konkreten digitalen Lösungen sind heutzutage unverzichtbar?
Es mag absurd und banal klingen, aber alles fängt mit einer ordentlichen Rechteverwaltung der User in den entsprechenden zentralen Servern an. Die Kommunikationsmittel sollten digital sein, also nicht nur der E-Mail-Kontakt sollte möglich sein, sondern auch die intelligente Telefonie mit Anrufmanagementoptionen. Damit meine ich Rufnummernerkennungen und Verbindungen zu CRM-Systemen (oder anderen Kundendaten), Rufumleitungsmanagement und im Zweifel auch die Befähigung beim mobilen Arbeiten, dennoch über die Bürodurchwahl zu telefonieren. Hinzu kommen Zugänge zu Online-Video-Tools und die Befähigungen, diese auch bedienen zu können. Es ist unheimlich bedeutsam, quasi von überall auf Daten zu gelangen und entsprechend von überall arbeiten zu können. Remotezugriffe, also aus der Ferne mit Hilfsmitteln auf die Büroarbeitsumgebung zu gelangen, ist ein Muss 2022, im Jahr 3 mit Corona. Letzteres ist definitiv noch nicht überstanden. Des Weiteren ist es also von großer Bedeutung, dass auch per Arbeit auf Distanz nahezu alles aus der Ferne – in Sachen Büroarbeiten- zu erledigen ist. Digitale Belegflüsse sind hier wesentlich und im Zweifel auch eine Logistik zum Versand von nicht digitalisierbaren Unterlagen. Bedenken Sie bspw. Unterlagen vom Gericht oder Akten, die zur Einsicht verschickt werden und sich nicht digital weiterverarbeiten lassen. Oder Baupläne aus älteren Zeiten, die noch nicht gescannt sind und dennoch für Entscheidungen benötigt werden. Zusammengefasst sind es Cloud-Anwendungen, die Unternehmen aller Größen helfen, zu jeder Zeit auf Daten und Anwendungen zugreifen zu können. Dies lässt sich auf viele weitere Anwendungen übertragen, bis zu ERP-Systemen, elektronischen Plantafeln in der Fertigung und, und, und.
Fallen Ihnen auch Nachteile ein, die Sie mit dem „papierlosem Büro“ in Verbindung bringen bzw. selbst erfahren haben?
Wer beleglos arbeitet muss mit dem Risiko leben, dass gelegentlich Server ausfallen bzw. der Zugriff gestört ist. Hier sollte dringend die Verfügbarkeit und Leistungsfähigkeit von Internetverbindungen geprüft werden. Wer mit Cloud-Anwendungen arbeitet, sollte seine Kommunikationsprovider auf Zusagen bzw. Konventionalstrafen bei Nichtverfügbarkeit befragen. Um aber realistisch zu bleiben: Es gibt viele in eigenen Betrieben eingerichtete Lösungen, die durch technische Defekte kurzweilig nicht erreichbar sind. Hier gilt es Backup-Szenarien zu errichten, die, einfach gesagt, andere Arbeiten vorsehen. Wen rufe ich bei einer Störung an und wie kann ich mich in der Zeit beschäftigen, sollte das System mal zum Erliegen kommen. Inventuren gehen fast immer. Ein weiterer Nachteil kann die psychologische Sicherheit sein, wenn plötzlich jahrelang praktizierte Leistungen in einer unsichtbaren Welt landen. Es gibt die Menschen, die gelernt haben, dass abgeheftete Rechnungen bezahlt sind bzw. eine Faktura bedeuten. Wenn diesen Menschen die Sicherheit ohne Vertrauensaufbau genommen wird, sind Probleme vorprogrammiert.
Wie groß ist und war der Aufwand, digitale Infrastruktur im Unternehmen oder im Homeoffice bereitzustellen?
Dies ist abhängig vom digitalen Reifegrad per se und dem Aufwand, wie Aufgaben bearbeitet werden müssen. Arbeiten manche noch mir Medienbrüchen, Papier in Computer, dann ist es wichtig, dass das „Papier“, also die Dokumente, die Homeoffices erreichen. DSGVO-Themen sind zu klären (ist der Bereich vor Blicken unbefugter Menschen garantiert geschützt?), ist der Workflow in Ordnung und gewünscht, wie ist die Ausstattung in den eigenen vier Wänden und passt der Arbeitsvertrag überhaupt zu einem Homeoffice-Konzept. Immer noch ist vielen Arbeitgebern nicht klar, wie der Unterschied zwischen mobilen Arbeiten und Homeoffice lautet. Wie soll der Heimarbeitsplatz ausgestattet sein und wer kommt für die Einrichtung bis Telefonleitungskosten auf?
Ein Heimarbeitsplatz muss die gleichen guten Arbeitsbedingungen erfüllen, wie der im Büro. Auch wer im Büro und wer gerne zuhause arbeitet, ist ein Teil der Antwort, wie groß der Aufwand betrieben werden sollte. Gerade nach Corona gibt es zwei Lager: Es gibt jene, die froh sind, wieder im Büro arbeiten zu können. Und es gibt jene, die zuhause beste Leistungen erbracht haben, immer noch sehr gerne für das Unternehmen arbeiten, aber eben von zuhause. Hier ist nicht nur die Infrastruktur gefragt, sondern die Führungskonzeption auf Distanz. Die Frage wurde nicht gestellt, ist aber eine, die vorrangig zu beantworten ist. Wollen Führungskräfte überhaupt, dass die Belegschaft woanders arbeitet und wenn ja, wie werden diese Personen geführt?
Was wäre Ihrer Meinung nach das beliebteste Bürokonzept der Zukunft?
Sicher ist, dass wir nicht von einem festen, starren Bürokonzept ausgehen sollten. Die Auswirkungen von Corona haben gezeigt, dass wir sehr gut auf Distanz gehen können und trotzdem hervorragende Arbeit leisten können. Gerade haben sich Spezialisten mit neuen Bürowelten etabliert und Co-Working-Areas ausgelobt, da sind die Menschen zu sich nach Hause ausgewandert. Co-Working findet sehr effektiv mit digitalen Tools statt, wenn die Kommunikationsregeln richtig festgelegt werden. Zudem müssen Betriebe mit vor Ort arbeitenden Menschen klären, wie Industrieunternehmen, das Handwerk oder auch Pflegekräfte, dass es für eine Mehrheit der Beteiligten kein Problem darstellt, wer wann von wo arbeitet. Neid darf nicht aufkommen und schon gar nicht der Gedanke der Präsenzkultur gewinnen. Bis heute glauben viele Menschen, das Anwesenheit im Büro mit Ergebnissen und Arbeit korreliert. Das Gegenteil ist der Fall: Die Produktivität der von Zuhause arbeitenden Menschen ist nachweislich gestiegen – der Leistungsdruck aber auch. Die, die im Homeoffice vermeintlich nicht richtig arbeite, kommen in der Regel auch im Büro damit durch. Der Büroarbeitsplatz ist also nicht von Dauer, sondern ein wechselhafter Arbeitsraum, der je nach Personengruppe völlig unterschiedlich genutzt wird. Auch hier ist es wichtig, dass das Unternehmen klar definiert, was es für Arbeitsvorstellungen hat und welche nicht. Der Arbeits- und Fachkräfteengpass sorgt schon für die entsprechende Dynamik. Stellen Sie sich doch einfach mal vor, dass Sie Mitarbeitende aus strukturschwachen Regionen zeitweise bei sich einstellen können. Die arbeiten auf Distanz, mit einer Infrastruktur, die qualitative Arbeit dauerhaft möglich macht. Keine Utopie, sondern eine Voraussetzung wirtschaftliche Zukunft. Flexibel, digital und innovativ für die kommenden Krisen und Chancen. Das muss die Bürowelt von morgen sein.
