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Interview19.02.2024

Werte wahren und mit Weitsicht führen

Wie das Gebäudereinigungs-Unternehmen Söffge Resilienz lebt

Boris Söffge Quelle: Söffge GmbH Boris Söffge Geschäftsführung Söffge GmbH
INITIATORIN DIESER FACHDEBATTE
Dipl.- Journ. Nikola Marquardt
Founder & Herausgeberin
Meinungsbarometer.info
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Für Boris Söffge, Geschäftsführer eines traditionsreichen Bremer Gebäudereinigungs-Unternehmens, bedeutet Resilienz, "rechtzeitig zu reagieren und meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so zu führen, dass sie merken, dass wir stabil durch Krisen gehen können..." Im Jahr 1955 gründetet Heinz Söffge mit Mut, Einsatzwillen und Risikobereitschaft in Bremen sein Unternehmen. Anfangs spezialisiert auf die Reinigung von Steintreppen, ist 69 Jahre später daraus ein mittelständisches Unternehmen mit knapp über 2.700 Mitarbeitern geworden. Meinungsbarometer.info spricht mit Boris Söffge über seine persönlichen Resilienzstrategien und über die seines Unternehmens sowie über die Pläne zum Generationenwechsel in die vierte Generation.





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Wie würden Sie den Resilienz-Begriff für sich als Unternehmer und für das Unternehmen Söffge definieren?
Für mich bedeutet Resilienz die Widerstandsfähigkeit gegenüber allen Faktoren, die im Außen stattfinden. Diese externen Faktoren – zum Beispiel neue Gesetzgebungen – müssen fortlaufend geprüft und gefiltert werden, um vorausschauend zu erkennen, was sich im Markt ändert und wo sich gegebenenfalls Vorteile für unser Unternehmen ergeben. Für mich bedeutet Resilienz auch, rechtzeitig zu reagieren und meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so zu führen, dass sie merken, dass wir stabil durch Krisen gehen können.

Resilienz entsteht aber auch durch andere Faktoren, etwa dadurch, dass wir als Unternehmer unsere Werte wahren. Wir handeln verantwortungsbewusst gegenüber unseren Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten, indem wir unser Unternehmen stabil und mit Weitsicht führen. Die strategische Entscheidung, unsere Dienstleistungen exklusiv in der Region Bremen, Bremerhaven und Oldenburg anzubieten ist dafür ein gutes Beispiel. Kurze Wege für unsere Mitarbeiter zu uns sowie von uns zu unseren Kunden und Lieferanten, sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor. So sind wir am Puls des Kunden und wenn dieser einmal höherschlägt, reagieren wir sofort.

Wir wissen, wie unsere Region tickt und wir agieren, anstatt nur zu reagieren. Aufträge außerhalb dieser Grenzen nehmen wir nicht an, da wir unsere Kunden optimal betreuen möchten.

Resilienz entsteht aber auch durch Beständigkeit. Besonders stolz bin ich auf die Vielzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die schon lange Jahre im Unternehmen arbeiten. Ein Umstand, der auf die Art, wie wir sie behandeln zurückzuführen ist und wie wir ihnen mit Würde und Respekt begegnen. Diese Achtung der Menschenrechte hat sich die Firma Söffge zum Grundsatz gemacht und bietet Schutz vor jeder Form von Diskriminierung aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Alter, Geschlecht, sexueller Orientierung, ethnischer Herkunft, Behinderung, Religion, politischer Zugehörigkeit, Gewerkschaftsmitgliedschaft oder Familienstand.

Wie bewahren Sie selbst als Person Ihre Resilienz?
Ich glaube, dass ich sehr resilient bin und ein recht entspanntes Gemüt habe. So kann ich nach Hause kommen und abschalten, trotz der vielen Mitarbeiter und der vielen Themen, die wir tagtäglich haben. Wir haben eine ganz spezielle und wie ich glaube überzeugende Unternehmensführung: Ich gehe fast jeden Morgen durch jedes Büro, begrüße jeden Mitarbeiter und spreche mit den Leuten. Außerdem sind für mich die Flurgespräche sehr wichtig. Auch dadurch entsteht Resilienz gegenüber äußeren Einflüssen. Übrigens hängt an meinem Büro eine Lampe, die anzeigt, ob man gerade mit einem Anliegen in mein Zimmer kommen kann oder nicht. Ich habe also keine Assistentin, die entscheidet, ob jemand zu mir hereinkommen darf. Mein Bruder, unser zweiter Geschäftsführer, verfährt genauso.

Was sind Beispiele für besonders herausfordernde Zeiten von Krisen, in denen Resilienz für das Unternehmen Söffge besonders auf dem Prüfstand stand?
Speziell durch die Corona-Zeit haben wir festgestellt, dass wir sehr resilient und nahezu krisensicher sind. So viele Krisen gab es bei uns noch nicht, weil wir ein Unternehmen mit einer hohen Eigenkapitalquote sind und deshalb weniger abhängig zum Beispiel von Banken oder einigen wenigen Kunden. Wir haben in der Corona-Zeit gemerkt, wie sehr wir gebraucht werden. Die Wertschätzung unserer Kunden, und das Verständnis, was Gebäudereinigung und Hygiene bedeuten, ist seitdem größer geworden. Eine Krise kann daher auch immer eine Chance sein.

Wir haben während dieser Zeit gemerkt, dass wir nicht abhängig von einzelnen Branchen sind, wie etwa dem Einzelhandel, Sportstudios oder der Gastronomie. Da wir eine große Vielfalt an Objekten betreuen und unsere Mitarbeiter sehr flexibel waren und sind, konnten wir in der Pandemie-Zeit ganz schnell umswitchen. War der Einzelhandel geschlossen, haben wir mehr Personen in Arztpraxen eingesetzt und so weiter.

Die Herausforderungen, nach denen sie fragten, dauern natürlich an. Den größten Kostenanteil unserer Ausgaben machen die Löhne aus. Aufgrund von Tarifanpassungen des Branchenmindestlohns und die dadurch gestiegenen Personalkosten müssen wir annähernd jedes Jahr die Preise erhöhen.

Auch wir waren mitunter von Lieferengpässen betroffen, durch Produkte und Maschinen, die zeitweise aufgrund von gestörten Lieferketten nicht ankamen. Doch letztendlich haben wir jede Situation gut bewältigt.

Wie weit haben Sie als Familienunternehmen Ihren nächsten Generationenwechsel vorgeplant?
Langfristig möchten mein Bruder und ich unser gesundes Unternehmen mit bestem Gewissen an die vierte Generation weitergeben. Meine Tochter Lucia wird seit letztem Jahr langsam in alle Prozesse einbezogen. In den Einarbeitungsplan haben wir vorab unser Führungsteam einbezogen und den Ablauf abgestimmt. Von Vorteil war, dass meine Tochter während ihres Abiturs in den Ferienzeiten auf eigenen Wunsch in vielen Abteilungen bereits mitgearbeitet hat. Dadurch war unseren Mitarbeitern und speziell auch unserem Führungsteam bekannt, was für eine „Qualität“ als Nachfolge bereitsteht. Außerdem haben wir mit unseren Lieferanten gesprochen, ob sie auch dort noch einmal Einblicke bekommen kann. Mein Bruder Arne hat es einmal auf den Punkt gebracht und gesagt, wir hätten auf dem Arbeitsmarkt keine bessere Nachfolge bekommen können. Wir sind gemeinsam davon überzeugt, mit meiner Tochter die beste Nachfolgeregelung geschaffen zu haben.

Ich selbst lebe das Unternehmerdasein auch zu Hause vor und habe diese Freude daran offensichtlich an die nächste Generation weitergegeben. Ich komme jeden Tag gerne ins Büro und freue mich darauf, die Menschen zu sehen. Wir sind begeistert, wie dieser Generationenwechsel derzeit läuft. Den jüngeren Kindern, auch denen meines Bruders, haben wir ebenfalls angeboten, später einmal in unser Unternehmen zu kommen oder auch nicht. Auf jeden Fall haben wir ihnen signalisiert, dass wir in einer sehr sicheren Branche arbeiten.

Wie tragen Sie und Ihr Führungsteam zur Resilienz im Unternehmen bei?
Für uns als Führungsteam – gemeinsam mit unseren vielen Objektleitern – gilt es in erster Linie, die Stabilität des Unternehmens auszustrahlen und vor allem entsprechend zu handeln. Ein wesentlicher Faktor ist, dass wir Entscheidungen recht schnell treffen und Lösungen mit unseren Mitarbeitern erarbeiten. Wir vertagen Entscheidungen äußerst selten. Mitarbeiter kommen in unser Büro und gehen mit einer Lösung heraus. Teilweise verfassen wir noch während der Gespräche ein Schreiben an unsere Kunden bzw. telefonieren mit den Ansprechpartnern. Wir halten nichts von unzähligen Meetings, umfangreichen Erklärungen und Erläuterungen in E-Mails. Ziel ist es immer, auf den Punkt zu kommen und für alle Beteiligten die bestmögliche Lösung zu erreichen.

Auch die Haltung gegenüber unseren Mitarbeitern spielt hier eine wesentliche Rolle. Mitarbeiter nehmen sofort wahr, wenn es unruhig wird. Zu Resilienz durch Führung gehört auch, dass wir uns als Führungsteam regelmäßig abstimmen, um nach innen und außen Themen mit einer Stimme zu kommunizieren.

Wichtig ist auch, unsere Mitarbeiter durch regelmäßig Weiterbildungsmaßnahmen zu stärken. Aufgrund der damals anhaltenden Pandemie und der daraus resultierenden hohen Arbeitsbelastung im Bereich des Innendienstes und der Objektleitung, haben wir 2022 einen Coach mit der Durchführung eines Resilienz-Workshops beauftragt. Der Workshop wurde über ein halbes Jahr in Kleingruppen durchgeführt. Die Inhalte wurden eng mit unseren Mitarbeitern abgestimmt und der Coach hat sich viel Zeit genommen, um vorab unser Unternehmen in allen Facetten kennenzulernen.

Zunächst wurde der IST-Zustand festgestellt und dann in den Kleingruppen die richtigen Tools erarbeitet, um positive Veränderungen umzusetzen. Denn leistungsfähig bleiben hat viel mit der Art und Weise der Tagesgestaltung zu tun. Außerdem wurde das Thema „Multitasking“ und der damit verbundene erhöhte Stresslevel, der zu Fehlern führen kann, thematisiert und neue Verhaltensweisen bzw. mögliche Hilfestellungen erarbeitet.

Ich denke, unsere Mitarbeiter haben sehr viel aus dem Workshop für ihren beruflichen und auch privaten Alltag mitgenommen und an Resilienz dazugewonnen.

Was sind weitere, aus Ihrer Sicht zukunftsweisende, Resilienzfaktoren für Ihr Unternehmen?
Bereits in den neunziger Jahren haben wir ein CRM-Programm implementiert, das wir über die Jahre mit dem Anbieter umfangreich ausgebaut haben. Tatsächlich ist es eines der Herzstücke unseres Unternehmens. Unser Innen- und Außendienst weiß zum Beispiel, wer wann und wo mit unseren Kunden und Lieferanten zu tun hatte.

Die Themen Digitalisierung, auch in den Workflows und die Robotik haben einen großen Stellenwert bei uns. Die Frage ist hierbei immer, wie wir uns dadurch vor Krisen schützen und vom Fachkräftemangel unabhängig machen können. Wir setzen in einigen Objekten mit großen Flächen bereits Roboter ein. Während der Roboter zum Beispiel reinigt, können die Mitarbeiter anspruchsvollere Arbeiten am Objekt erledigen. Wir sehen Robotik und Mensch als Team. Denn gut geschulte Mitarbeiter sind als Ansprechpartner vor Ort und als Bediener der Roboter elementar.

Wir haben hier an unserem Standort in Bremen ein eigenes Schulungscenter mit 300 Quadratmetern. Dort werden unseren Mitarbeitern Theorie, Praxis und unsere Qualitätsansprüche an unser Produkt „Reinigung“ vermittelt, bevor sie es dann in der Praxis umsetzen können.

Ein weiterer Resilienzfaktor liegt im persönliche Kundenkontakt, er hat, mit all seinen fassettenreichen Qualitäts- und Serviceansprüchen, einen hohen Stellenwert. Als Meisterbetrieb betont unser Unternehmen den eigenen Anspruch, seinen Kunden mit Fachwissen, Wirtschaftlichkeit und Service zur Seite zu stehen. Dies ist auch deshalb möglich, weil die Firma Söffge seit beinahe sieben Jahrzehnten, in der norddeutschen Region fest verwurzelt ist und somit einen persönlichen Kontakt gewährleisten kann.

Schließlich planen und steuern wir unsere Aktivitäten langfristig auch durch Zertifizierungsprozesse, die Impulse geben. Nach der Erstzertifizierung im Bereich Qualitätsmanagement DIN ISO 9001:2008 in den 90iger Jahren, ist unser Unternehmen in den Jahren 2012 im Bereich Umweltmanagement nach ISO 14001 und 2013 im Bereich Arbeits- und Gesundheitsmanagement ISO 45001 fortführend zertifiziert worden. Durch dieses integrierte Managementsystem ist es uns möglich, gemeinsam mit unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, strategisch nachhaltige Ziele strukturiert zu planen und umzusetzen.

Hierbei werden wir in vielfacher Weise von unseren Lieferanten unterstützt. Gerade die Lieferanten von Reinigungschemie haben sich selbst hohe Ziele im Bereich Nachhaltigkeit und Umweltschutz gesetzt, so dass wir hier mit strategisch wichtigen Partnern gemeinsam die gesteckten Ziele erreichen.

Resilienz ist ein wichtiges Thema unserer Zeit, an dem wir proaktiv arbeiten und nicht nur, wenn wir mit Veränderungen oder Problemen konfrontiert werden.

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