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Interview25.11.2022

Vereinheitlichung beim E-Invoicing könnte Aufwand erheblich reduzieren

Wie die gemeinsamen EU-Regeln aussehen könnten

Dariusz Biernacki - Vorstandsmitglied, Head of Business Development and Consulting, Comarch Software und Beratung AG Quelle: Comarch Dariusz Biernacki Vorstandsmitglied, Head of Business Development and Consulting Comarch Software und Beratung AG
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Dipl.- Journ. Nikola Marquardt
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"Die EU wird bald eine Veröffentlichung zu einer eventuellen schrittweisen Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung in der gesamten Union bis 2023 tätigen", berichtet Dariusz Biernacki - Vorstandsmitglied, Head of Business Development and Consulting, Comarch Software und Beratung AG. Er erklärt, welche Modelle wo im Einsatz sind.





Nach dem Willen des EU-Parlaments soll für die unterschiedlichen Systeme bei der elektronischen Rechnungsstellung schnellstmöglich ein harmonisierter, gemeinsamer Standard geschaffen werden. Welche Vorteile und Herausforderungen sehen Sie dabei?
Im ersten Schritt muss man bei diesem Thema die unterschiedlichen Bestandteile der elektronischen Rechnungsstellung betrachten: Das allgemeine E-Invoicing-Modell, Formate und Schnittstellen.

In loser Abfolge haben die verschiedenen EU-Länder unterschiedliche Modelle umgesetzt. Die Spanne reicht vom italienischen Modell (Sender-Behörde-Empfänger) oder dem ungarischen Modell (paralleler Rechnungsversand an Behörde und Empfänger) über das 3-Corner-PEPPOL-Modell (Projekt der EU zur Standardisierung) bis hin zum 4-Corner Modell, welches von der Privatwirtschaft und Dienstleistern favorisiert wird. Zusätzlich existieren in jedem Land zahlreiche weitere Unterschiede wie die Zertifizierung von Anbietern, die es etwa in Serbien und Griechenland gibt. Ähnlich diversifiziert verhält es sich bei Formaten und Schnittstellen. Firmen und Dienstleister müssen daher viele Ressourcen in die Analyse der rechtlichen Anforderungen investieren. Hinzu kommt, dass wichtige Informationen oftmals nur in der jeweiligen Landessprache verfügbar sind. Anschließend wird in jedem Land ein separates IT-Projekt für die Umsetzung der Verpflichtung begonnen. Durch eine Vereinheitlichung könnte dieser Aufwand erheblich reduziert werden. Die EU wiederum hätte den Vorteil, länderübergreifenden Steuerbetrug besser verfolgen zu können. Darüber hinaus bietet ein standardisiertes System die Möglichkeit einer detaillierteren Daten- und Informationserhebung für den Handel zwischen den EU-Staaten.

Jedoch ist zweifelhaft, ob ein Land bereit ist, bereits existierende Systeme abzuschaffen oder zu verändern. Bei Rechnungsformaten besteht zusätzlich die Herausforderung unterschiedlicher Steuersysteme der Mitgliedsstaaten. In dem Fall regelt die CEN-EN-16931-Norm bereits Grundbausteine einer Rechnung und kann landesspezifisch erweitert werden. Aktuell blickt die Privatwirtschaft gespannt auf zwei Fälle: Das Modell Frankreich wird als erstes E-Invoicing-Modell das Weiterbetreiben des elektronischen Austauschs von Rechnungen in der Privatwirtschaft und gleichzeitig das Senden von Rechnungen über eine Behördenplattform ermöglichen. Für private Firmen ist das ideal.

Die EU wird bald eine Veröffentlichung zu einer eventuellen schrittweisen Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung in der gesamten Union bis 2023 tätigen. Dann wissen wir mehr.

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Wie weit ist Ihrer Einschätzung nach Deutschland im Vergleich zu anderen europäischen Ländern mit der Einführung der e-Rechnung?
Als eines der größten europäischen Länder führte Deutschland die Verpflichtung zur E-Rechnung vergleichsweise spät ein. Das liegt unter anderem daran, dass Deutschland die größte Volkswirtschaft in der Europäischen Union ist. Ein anderer Grund ist die föderale Struktur des Landes, welche einige Hürden für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung birgt. Diesbezüglich kann Deutschland allerdings auf die Erfahrungen anderer Länder zurückgreifen. Der erste Schritt auf dem Weg zur E-Rechnung in Deutschland betraf nur die Rechnungen an öffentliche Behörden des Bundes – andere Behörden waren vorerst ausgeschlossen. Für die Zustellung von Rechnungen an Behörden des Bundes existieren drei verschiedene Plattformen (ZRE, OZG-RE, VPX), von denen aktuell allerdings nur zwei genutzt werden. Darüber hinaus hat jedes deutsche Bundesland die Möglichkeit, Verpflichtungen für den Austausch von E-Rechnungen auf Landesebene zu erlassen. Eine vergleichbare Situation besteht in der EU bisher nur in Spanien. Dort gibt es allerdings drei Plattformen, über die alle anderen erreichbar sind.

Als der Vorreiter in Hinblick auf die Einführung der E-Rechnung in Europa gilt unter anderem Italien, Auch andere Länder, die erhebliche Probleme mit Steuerhinterziehung haben (z.B. Rumänien 34,9%, Griechenland 25,8%), versuchen mit einer raschen Einführung der E-Rechnung entgegenzuwirken. Länder, in denen die Mehrwertsteuerlücke verhältnismäßig niedrig ist (z.B. Kroatien 1%, Schweden 1,4% oder Zypern 2,7%), haben weniger Dringlichkeit, die E-Rechnung einzuführen, sodass von diesen Ländern meist erst später die Einführung der E-Rechnung erwartet wird. Deutschland liegt hinsichtlich der Mehrwertsteuerlücke prozentual unter dem Durschnitt. In den Netto-Werten hat Deutschland jedoch die zweitgrößte Mehrwertsteuerlücke in Höhe von 23,4 Milliarden Euro (an erster Stelle steht Italien mit 30,1 Milliarden Euro) laut dem VAT Gap Report1.

In der praktischen Betrachtung ist es letztendlich in jedem Land schwierig, mit Behörden bei der Umsetzung einer E-Rechnungsverpflichtung zu arbeiten. Regulationen sind teilweise unvollständig und inkonsistent. Die technischen Voraussetzungen werden seitens der Behörden häufig sehr spät umgesetzt und bei Fehlern der Plattformen gibt es unzureichenden Support. Außerdem kommt es vor, dass bestimmte Informationen nicht in die Rechnungen eingepflegt werden können und ein Workaround notwendig wird. In Deutschland betrifft das beispielsweise die Altteilsteuer.

Aufgrund des finanziellen Drucks führen einige EU-Länder die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an Behörden aktuell sogar zeitgleich mit einer Verpflichtung zur E-Rechnung in der Privatwirtschaft ein. In Italien und für bestimmte Transaktionen auch in Rumänien kommt der elektronische Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen bereits zum Einsatz. Darüber hinaus bereiten sich viele andere Länder wie Frankreich, Polen, Spanien und Serbien aktuell auf die Einführung im B2B-Bereich vor. Auch Deutschland hat kürzlich an die EU einen Antrag auf Genehmigung einer B2B-Verpflichtung gestellt und somit einen weiteren großen Schritt in Bezug auf die E-Rechnung unternommen.

Bei den einheitlichen Systemen sollen die Kosten für KMU im Blick behalten werden - wie lassen sich die Aufwände für kleine und mittelständische Unternehmen möglichst gering halten und was können Sie KMU hierbei empfehlen?
Die Vereinheitlichung in der EU an sich reduziert den Aufwand für KMUs bereits enorm. Allein die Anzahl der Schnittstellen würde sich von 27 auf eine reduzieren. In Ländern, in denen Firmen nur wenige Rechnungen austauschen, besteht bisher auch immer die Möglichkeit, manuell Rechnungen auf den Plattformen der Behörden einzupflegen. Ansonsten kann sich die Beauftragung eines Dienstleisters lohnen, der die Kosten der rechtlichen Analyse und Umsetzung auf seine Kunden aufteilt.

Welchen Zeitrahmen halten Sie bei der angestrebten Harmonisierung für realistisch?
In der Vergangenheit lag der Zeitraum zwischen der Publikation einer Verpflichtung und deren Inkrafttreten für gewöhnlich bei 12 Monaten für große Firmen, 24 Monaten für mittlere Firmen und 36 Monaten für kleine Firmen. Einerseits muss man beachten, dass die EU eine deutlich größere Institution ist. Die Richtlinie 2014/55/EU aus dem Jahr 2014 verpflichtete nationale Behörden erst ab 2018 dazu, Rechnungen elektronisch empfangen zu können. In den darauffolgenden Jahren trat dies für Behörden anderer Größe in Kraft. Andererseits führt der aktuelle finanzielle Druck zu einer Beschleunigung von Verpflichtungen. Es bleibt also spannend.

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