"Die Umsetzung der digitalen Rechnung hat Auswirkungen auf Systeme und Prozesse entlang des kompletten Lebenszyklus vom Input, über Stammdaten bis zum Output", erklärt Mirjana Stanisic-Petrovic vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation. In einheitlichen Standards sieht sie aber auch große Potenziale.

Nach dem Willen des EU-Parlaments soll für die unterschiedlichen Systeme bei der elektronische Rechnungsstellung schnellstmöglich ein harmonisierter, gemeinsamer Standard geschaffen werden. Welche Vorteile und Herausforderungen sehen Sie dabei?
Das Thema der elektronischen Rechnungsstellung ist seit Jahren ein Thema und auch der Versuch, einen harmonisierten, gemeinsamen Standard zu etablieren wird immer wieder kontrovers diskutiert. Erfahrungen aus Deutschland (EDI, ZUGFeRD, XRechnung), Italien und Österreich z. B. haben gezeigt, dass so eine Umstellung der elektronischen Rechnung nicht ganz einfach ist - im Gegenteil, sie ist recht komplex und bringt Herausforderungen mit sich. So müssen z. B Systeme müssen angepasst werden, Daten müssen am richtigen Ort sein und eventuell sogar ergänzt werden. In erster Linie muss die Liquidität nachhaltig gesichert und gesteuert werden, damit die Zukunftsfähigkeit langfristig gewährleistet wird. Insbesondere die Digitalisierung von Finanzprozessen kann durch die Bereitstellung von Transparenz und Schnelligkeit in den Prozessen stabile Einkommensflüsse ermöglichen. Es gibt weitere Herausforderungen, vor die Unternehmen gestellt werden, wie z. B. die Komplexität durch unterschiedliche Übertragungsstandards und Vielzahl von Dienstleistern und Lieferantenportalen. Die Umsetzung der digitalen Rechnung hat Auswirkungen auf Systeme und Prozesse entlang des kompletten Lebenszyklus vom Input, über Stammdaten bis zum Output. Deshalb ist eine ganzheitliche Betrachtung von Prozessen, Systemen und der Geschäftspartnerstruktur notwendig.

Auf jeden Fall würde ein harmonisierter, gemeinsamer EU-weitere gemeinsamer Standard auch Vorteile mit sich bringen. Ein dezentrales Übermittlungsmodell, welches externe zertifizierte Dienstleister einbindet, würde hierbei das Risiko eines Komplettausfalls deutlich minimieren. Als weiterer Vorteil lassen sich Datenschutz und Datensparsamkeit einfacher und effizient realisieren, da nur eine Lösung notwendig ist, die von allen EU-Staaten verwendet werden könnte. Durch ein gemeinsames Modell wird die Akzeptanz auf Seiten der Wirtschaft gesteigert und die Wettbewerbsfähigkeit gestärkt.

Die EU-Staaten sollen sich in diesem Zusammenhang um Systeme zur Einhaltung der Steuervorschriften kümmern - wie bewerten Sie das?
Ein harmonisiertes Konzept für alle EU-Staaten würde die Prüfung der Einhaltung der Steuervorschriften vereinfachen, da dann überall eine standardisierbare Integration eines harmonisierten Standards stattfinden und damit Synergieeffekte mit sich bringen würde. Dadurch könnte der Aufwand in den einzelnen EU-Staaten verringert werden Sonst droht neben zusätzlichem Aufwand für die fehlende Synergie noch der erweiterte Aufwand für die Abstimmung mit den anderen EU-Staaten und eine zunehmende Komplexität bei der Prüfung der Einhaltung, die dann wahrscheinlich zu einer Erweiterung der dafür notwendigen Stellen führt.

Somit wird administrativer Aufwand aufgebaut, der neben den zusätzlichen staatlichen Kosten vor allem auch für KMUs mit ausländischen Töchtern zu noch höherem Aufwand steigt und damit zu einem unüberwindbaren Hindernis werden kann.

Bei den einheitlichen Systemen sollen die Kosten für KMU im Blick behalten werden - wie lassen sich die Aufwände für kleine Unternehmen möglichst gering halten?
Die Herausforderungen für kleine und mittlere Unternehmen, insbesondere in der Übergangsphase, sind nicht zu unterschätzen. Eine große Aufgabe für KMU stellt die Gewährleistung der digitalen Optimierung des kompletten Beschaffungsprozesses dar. Dazu sind bei Lösungen mit hoher Komplexität die kritische Hinterfragung sowie ggf. ausführliche Testings aller Prozessschritte zwingend notwendig – nur dann ist die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsaustausch überhaupt lohnenswert.

Ein harmonisierter EU-weiter Ansatz ist für alle Unternehmen von Vorteil, da ein nicht harmonisierter Ansatz im Zweifelsfall zu einem Konzept je EU-Land führt und sich damit EU-weit tätige Unternehmen allen Konzepten stellen und diese beherrschen müssen. Dies führt zu zusätzlichem Aufwand und bedeutet zusätzliches Know-how in einem wesentlich breiteren Umfang, das benötigt wird. Dies wiederum wirkt sich in wirtschaftlich schwieriger Zeit und bei dem bestehenden Fachkräftemangel nicht vorteilhaft aus. Zwei Erleichterungen für KMU in Form von freiwilligen Testphasen sowie Subventionen und Bereitstellung einer kostenfreien Software sollten bei der Festlegung eines harmonisierten EU-weiten Ansatzes unbedingt mitgedacht werden. Auch einheitlich angebotene Dienstleistungen (Infrastruktur einfach zur Verfügung stellen) verbunden mit einem harmonisierten Ansatz sind hierbei als die notwendige Lösung zu benennen, um die o.g. Herausforderung für KMU bewältigen zu können.

Welchen Zeitrahmen halten Sie bei der angestrebten Harmonisierung für realistisch?
Die angestrebte EU-weite Harmonisierung ist von gesetzlicher Seite der einzelnen EU-Staaten und deren zeitlicher Umsetzung abhängig. Realistisch betrachtet ist hier mit einem Zeitrahmen von 5-7 Jahren zu rechnen.