Nach dem Willen des EU-Parlaments soll für die unterschiedlichen Systeme bei der elektronischen Rechnungsstellung schnellstmöglich ein harmonisierter, gemeinsamer Standard geschaffen werden. Welche Vorteile und Herausforderungen sehen Sie dabei?
Wir sehen folgende Punkte als wesentlichen Vorteile eines (einheitlichen) E-Invoicing Systems:
- Erleichterung der Umsatzsteuerbetrugsbekämpfung;
- Reduktion des Verwaltungsaufwandes;
- Reduktion der Compliance-Kosten für Unternehmer;
- Digitalisierung interner Prozesse innerhalb der Unternehmen;
- Digitalisierung im Rahmen der Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen;
- Kostenreduktion und Zeitersparnis;
- Transparenz der getätigten Geschäftstransaktionen.
In der Praxis stößt sich ein vollautomatisierter Source-To-Pay Prozess oft daran, dass elektronische Rechnungen in den unterschiedlichsten Formaten ausgestellt und übermittelt werden. Mangels rechtlicher Grundlage ist es bis dato aber nicht möglich, ein einheitliches Format festzulegen.
Eine der größten Herausforderungen wird es sein, das EU-weite E-Invoicing System technisch so zu gestalten, dass dieses einerseits mit bereits umgesetzten (z.B. Ungarn, Frankreich) oder geplanten Systemen (Deutschland) als auch andererseits mit noch gänzlich einzuführenden E-Invoicing Systemen kompatibel ist. Kernfrage wird es ebenfalls sein, ob aus technischer Sicht eine zentrale oder dezentrale Lösung gewählt werden wird (man vergleiche hier die Systeme in Frankreich und Italien). Jedes für sich birgt seine eigenen Vor- und Nachteile, hat aus technischer Sicht aber eine hohe Relevanz, die nicht außer Acht gelassen werden darf.
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Die EU-Staaten sollen sich in diesem Zusammenhang um Systeme zur Einhaltung der Steuervorschriften kümmern - wie bewerten Sie das?
Es bleibt abzuwarten, wie schlussendlich die tatsächlichen rechtlichen Rahmenbedingungen durch die EU Kommission aussehen werden. Die technische Infrastruktur muss jedenfalls so gestaltet sein, dass sich auf Seiten der Finanzbehörden eine Prüfung und Validierung der erhaltenen Steuerdaten auf Richtigkeit erwarten lässt. Dass dies dem Grund nach möglich ist, zeigen bereits jene Länder, welche neben oder anstelle von e-Invoicing Near Real Time Reporting oder SAF-T erfolgreich umgesetzt haben (zB Spanien, Polen).
Bei den einheitlichen Systemen sollen die Kosten für KMU im Blick behalten werden - wie lassen sich die Aufwände für kleine Unternehmen möglichst gering halten?
In Österreich und dem Großteil der anderen EU-Mitgliedstaaten gibt es bereits seit mehreren Jahren die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung (“B2G”). Dies hat einerseits dazu geführt, dass es bereits ein einheitliches Rechnungsformat innerhalb der EU gibt (EN 16931), welches um lokale, rechtliche Vorgaben erweitert werden kann sowie die Implementierung einer technischen Infrastruktur. Die IT Infrastruktur für Rechnungen an den Bund und Stellen der öffentlichen Verwaltung ist in Österreich derzeit so ausgestaltet, dass diese ohne hohe Investitionen von Unternehmern genutzt werden kann. Wir gehen davon aus, dass mit einem ähnlichen Aufwand hinsichtlich der Nutzung bei der Ausweitung der elektronischen Rechnungsstellung zu rechnen ist.
Natürlich dürfen auch die Aufwendungen hinsichtlich der Umstellung interner Prozesse und Arbeitsabläufe im Unternehmen selbst nicht außer Acht gelassen werden. Hier möchten wir jedenfalls auf die bereits angeführten Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung, welche auch für den KMU Bereich gelten, verweisen (Fehlerreduktion, Zeitersparnis, Verbesserung von Arbeitsabläufen, etc.).
Welchen Zeitrahmen halten Sie bei der angestrebten Harmonisierung für realistisch?
Eine der größten Herausforderungen wird es sein, den rechtlichen Rahmen weder zu eng noch zu weit zu fassen, um einerseits jene Mitgliedsstaaten, welche bereits eigene, umfassende Systeme umgesetzt haben abzuholen, aber auch jene Mitgliedsstaaten, die das Thema bis jetzt erst stiefmütterlich behandelt haben. Da dieses Unterfangen - neben den rechtlichen Rahmenbedingungen - auch eine gut durchdachte und auch umgesetzte IT Infrastruktur benötigt, schätzen wir eine Umsetzung ab frühestens 2030 als realistisch. Dies auch deshalb, da nicht alle Mitgliedstaaten der angedachten, flächendeckenden Ausrollung eines einheitlichen E-Invoicing Systems wohlwollend gegenüberstehen. Die Kommission hat daher ihr Vorhaben bereits abgeschwächt. Es bleibt daher spannend, zu welchem finalen Schluss es kommen wird und wie der Zeitrahmen letztlich aussehen wird.
