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26.07.2021
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Wie Digitale Tools bei Recruiting effektiv Zeit sparen

Eva Stock, Head of Business Relations bei Jobufo

Eva Stock, Head of Business Relations bei Jobufo [Quelle: Jobufo]


"Die eigene Karriereseite ist beim Recruiting das wichtigste Instrument", erklärt Eva Stock von Jobufo. Das Unternehmen bietet einen sogenannten Recruiting Assistant, der mit einer Kombination aus Technik und menschlicher Interaktion mehr qualifizierte und geprüfte Bewerbungen verspricht.


Welche Möglichkeiten sollten Unternehmen in herausfordernden Zeiten stärker nutzen, um auf vakante Stellen aufmerksam zu machen?
Das erste, was Unternehmen machen sollten ist, den Bewerber*innen die Angst zu nehmen – und zwar in den ersten Sätzen der Stellenanzeige. „Wir sind ein stark wachsendes Unternehmen“ oder „unsere Arbeitsplätze sind gesichert“. Circa ein Drittel der Erwerbstätigen sind wechselwillig, aber sie sind auch durch die unsichere wirtschaftliche Lage verunsichert. Das kann man durch diese kurzen Nebensätze aushebeln.

Darüber hinaus haben Unternehmen mittlerweile wirklich tolle Möglichkeiten, sich auch virtuell herausragend zu positionieren. Das wichtigste Instrument ist dabei die eigene Karriereseite. Die ganzen Ausschreibungen und das beste Personalmarketing bringen nichts, wenn Kandidat*innen nicht effektiv in den Bewerbungs-Funnel gezogen und zielsicher durch den Prozess manövriert werden. Das bestmögliche Ziel ist natürlich immer die Besetzung vakanter Stellen - dabei gerät aber oft in Vergessenheit, dass der Weg das Ziel ist.

Wenn die Bewerbung an sich nicht reibungslos und modern abläuft, bringt einem die tollste Karriereseite leider nichts – weil dann keine hochwertigen oder nicht genügend Bewerbungen eingehen werden.                  

Nur eine Mailadresse anzugeben und darauf zu hoffen, dass die Bewerber*innen schon alles richtig machen werden – das reicht heute nicht mehr, um einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen. Alle suchen nach guten Kandidat*innen – da muss ich mir als Unternehmen schon mehr Mühe geben.

Durch eine innovative Candidate Journey sorge ich schon während der Bewerbung für Aha-Momente, die die Kandidat*innen nicht so schnell vergessen werden. Daran arbeiten wir bei Jobufo für unsere Kunden Tag für Tag - egal, ob kleinere Unternehmen oder große Brands.

Wir glauben daran, dass beim Bewerben neben guter Technologie auch die menschliche Komponente eine große Rolle spielt. Daher ist unser Recruiting Assistant nicht nur der perfekte technologische Bewerbungsassistent, unsere menschlichen Coaches unterstützen Kandidat*innen auch bei Hürden und Problemen im Bewerbungsprozess. Dass mehr als 90% der Bewerbungen in einem Standardprozess abgebrochen werden, davon wissen Recruiter*innen oft nichts. Häufige Gründe dafür sind, dass die Dateien nicht im richtigen Format vorliegen, einfach etwas dazwischen kommt und die Bewerbung nicht beendet wird oder die Bewerbung nicht mit dem Mobilgerät eingereicht werden kann. Alles Dinge, die wir mit unserem Produkt, dem Recruiting Assistant, einfach umgehen. Bewerber*innen sind meist angenehm überrascht, dass ihnen schon während der Bewerbung so viel Wertschätzung entgegengebracht wird - und die Recruiter*innen freuen sich über aussagekräftige und vollständige Bewerbungen mit Videoclip, Sprachnachricht oder klassischem Anschreiben.


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Welche Vorteile bieten Video-Bewerbungsinterviews gegenüber dem bewährten Face-to-Face-Bewerbungsgespräch?
Bewerbungsgespräche über Video haben vor allem den Vorteil, dass man diese ortsunabhängig durchführen kann. Darüber hinaus hat die Replizierung des Bewerbungsgesprächs in den digitalen Raum jetzt nicht unbedingt signifikant positive Aspekte. Ich kann diese Frage daher ehrlich gesagt nicht weiter beantworten. Bei Jobufo beschäftigen wir uns gar nicht mit dem Thema Videointerviews, also mit der Replizierung des „nomalen“ Vorstellungsgespräch auf den digitalen Raum. Wir setzen mit der unserem Produkt schon vorher an und ermöglichen u.a. den Versand einer Videobewerbung. Kandidat*innen, die durch den Bewerbungsprozess mit dem Recruiting Assistant gegangen sind, nehmen in der Regel einen kurzen Videoclip oder eine Sprachbewerbung von sich auf - das klassische Anschreiben kann natürlich auch hochgeladen werden. Durch die Unterstützung und Rückmeldung unserer Bewerbungscoaches während der Aufnahme des Bewerbungsclips, haben die Kandidat*innen schon ein viel besseres Gefühl für das Medium entwickelt. Sie wissen, wie sie „rüberkommen“; wie laut oder leise sie sprechen müssen und worauf sie achten sollten. Viele vergessen in der Aufregung der Bewerbung auch einfach mal zu lächeln, daran erinnern wir dann immer gern.

Zu Beginn der Corona-Krise hatten wenige Kandidat*innen Erfahrungen mit Vorstellungsgesprächen per Video. Und wenn man als Bewerber*in gar nicht drauf vorbereitet ist, wie man vor der Kamera wirkt, wie laut oder leise man sprechen soll, dann macht die unbekannte Situation erstmal Angst. Viele Kandidat*innen haben deshalb zu Beginn der Krise Interviews abgesagt bzw. sind nicht erschienen Hier konnten die Unternehmen, die unseren Recruiting Assistant auf ihren Stellenanzeigen eingebaut haben, einen echten Mehrwert für ihre Kandidat*innen und für ihren gesamten Bewerbungsablauf schaffen.

Wie können digitale Tools eingesetzt werden, um die oftmals monatelang andauernden Onboarding-Prozesse zu unterstützen?
Genau diese Frage haben wir uns während der Corona-Pandemie auch gestellt. Gerade in den letzten 1,5 Jahren wurde augenfällig, wie analog Recruiting und Onboarding immer noch vonstatten geht und wie wenig digitale Alternativen es gibt, die auch von Bewerber*innenseite gedacht sind. Daher haben wir die Pandemie genutzt, um bei Jobufo ein weiteres völlig neues Produkt zu entwickeln, welches wir gerade mit ausgewählten Kunden testen und später im Jahr auch für alle Unternehmen öffnen.

Gerade bei erfahrenen Kandidat*innen sind die Wechselfristen oft sehr lang. Da können schon einmal drei bis sechs Monate ins Land ziehen. Azubis sind auch ein ganz eigenes Thema in Sache Pre- und Onboarding. Nicht selten springen die Auszubildenden vorher ab, weil sie doch noch etwas vermeintlich „besseres“ gefunden haben. Die Kandidat*innen sind umkämpft, die Waffen scheinen dabei oft ungleich verteilt aus Unternehmenssicht. Aber es ist heute nicht mehr so, dass der gewinnt, der die größere Brand hat oder mehr Geld auf den Tisch legt. Unternehmen können heute damit punkten, dass sie sich um die Kandidat*innen und Mitarbeiter*innen kümmern und dabei nahbar und persönlich sind. Tools helfen dabei, zielgerichtet zu kommunizieren und niemanden zu vergessen. Nichts ist schlimmer, als wenn am ersten Arbeitstag weder der oder die neue Mitarbeiter*in, noch das Unternehmen auf den Einstieg vorbereitet ist.

Warum ist es wichtig, beim Recruiting strategisch vorzugehen?
Es gibt wahrscheinlich wenige Beispiele, in denen jemand erfolgreich war, ohne strategisch vorzugehen und sich zu überlegen, was eigentlich erreicht werden soll. Der Recruiting-Markt ist in den letzten zehn Jahren unheimlich vielfältig und dadurch auch recht unübersichtlich geworden. Früher haben vielleicht die Anzeigen in der Lokalzeitung genügt, um vakante Stellen zu besetzen. Oder der beste Mitarbeitende hat seinen Verwandten- und Bekanntenkreis ins Unternehmen geholt. Heute ist alles komplizierter geworden, aber auch, weil es eben mehr Möglichkeiten denn je gibt, für ein Unternehmen zu arbeiten. Durch remote work kann ich heute von meinem heimischen Schreibtisch für Unternehmen in der ganzen Welt arbeiten – das war vor 20, 30 Jahren noch undenkbar.

Trotzdem wollen viele Menschen für ein Unternehmen arbeiten, das ihnen auch etwas zurückgibt, das zeigt, dass man nicht nur ein beliebig austauschbares Rädchen ist. Im modernen strategischen Recruiting muss dieses Gefühl in Employer Branding übersetzt und mit geschicktem Personalmarketing verknüpft werden. Wo früher noch der Dreizeiler mit „Suche Buchhalter“ reichte, wollen die Kandidat*innen heute mehr Infos und mehr Hintergründe zur Stelle, zum Prozess und zum Arbeitgeber.

Recruiter*innen sollten sich also überlegen, wo sie auf die gewünschte Zielgruppe treffen, was diese potenzielle Bewerber*innen-Gruppe bewegt und wie das in eine geeignete Bild- und Textsprache übersetzt werden kann. „Post & Pray“, also das wahllose Streuen von Anzeigen verbunden mit der Hoffnung, der oder die Richtige werde sich schon melden, ist heute nicht mehr zielführend. Ein nachhaltiger Recruiting-Ansatz hilft dabei, sich schnell und zielgerichtet mit der Zielgruppe auseinander zu setzen, aus einem guten Personalmarketing-Mix die richtigen Instrumente zu definieren und somit zielgerichtet vorzugehen. Dabei muss sich die HR-Abteilung mit anderen Disziplinen wie Kommunikation und Online Marketing dringend verzahnen. Wenn man dann noch offen bleibt für neue Lösungen und Technologie, dann wird es eine runde und erfolgreiche Recruiting-Sache. HR kann dadurch Zeit, Geld und Nerven sparen. Und auch die Bewerber*innen profitieren am Ende davon.

Wie wichtig ist die Bereitschaft von Unternehmen, in neue digitale Tools zu investieren und Personal darin einzuarbeiten?
Digitale Tools können effektiv Zeit sparen und Personaler*innen wie Unternehmen dabei helfen, Freiräume für strategische und innovative Arbeit zu schaffen. Moderne Tools sind an den Nutzer*innen ausgerichtet. Es muss nicht monatelang geschult werden und vieles funktioniert intuitiver als noch vor 10 Jahren. Unter Umständen muss man sich erst einmal etwas reinfuchsen in ein neues digitales System – aber bei einem brandneuen Smartphone checke ich ja auch aufgeregt alle neuen Funktionen. Wieso ist das nicht so bei neuen digitalen HR-Tools? Da herrschen oft Berührungsängste und eine Unsicherheit, man könne etwas falsch machen. Je mehr sich HR aber mit Tools und Möglichkeiten beschäftigt, desto natürlicher wird der Umgang mit Systemen.

Heute muss es sich theoretisch keiner mehr antun, in einem Aktenraum händisch die Personalakte rauszukramen, um dann an einer Lochkarte die Urlaubstage abzuknipsen. Trotzdem passiert das noch immer viel zu häufig in Unternehmen. Dabei bieten digitale Lösungen so viele Vorteile. Moderne HR-Tech-Unternehmen Entwickeln ihre Produkte auf die Bedürfnisse der Nutzer*innen und Entwickeln das Produkt im Live-Betrieb weiter. Das hat den Vorteil, dass Personaler*innen regelmäßig von Innovationen profitieren und Mitspracherecht haben. Unsere Produktwelt bei Jobufo wurde beispielsweise gemeinsam mit unseren Kunden entwickelt und an den Bedürfnissen der Zielgruppen (in unserem Falle Recruiter*innen und Bewerber*innen) ausgerichtet.

Moderne Tools machen Spaß – und wenn man erst einmal die Möglichkeiten in der Digitalisierung von HR entdeckt hat, dann fragt man sich: Warum haben wir damit nicht schon früher angefangen. HR hat da einen großen Aufholbedarf gegenüber anderen Disziplinen und braucht dafür vom Unternehmen auch eigenen Gelder. Digitalisierung gibt es nicht kostenlos, aber wer es jetzt verpasst, die Grundsteine zu legen, der wird in 3-5 Jahren einfach abgehängt werden. Ich nehme aber wahr, dass da auch in den Köpfen der Geschäftsführung in deutschen Unternehmen einiges im Um- und Aufbruch ist. Das stimmt mich zuversichtlich, dass die Dringlichkeit langsam angekommen ist.