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In einer Umfrage gaben knapp drei Viertel der befragten Industrieunternehmen an, schon einmal an einer virtuellen Messe oder einem vergleichbaren virtuellen Event teilgenommen zu haben. Wie haben sich digitale (und hybride) Formate für Messen, Tagungen usw. aus Ihrer Sicht am Markt etabliert und diesen verändert?
Der Veranstaltungsmarkt hat sich – beschleunigt durch die Pandemie – quantitativ und qualitativ gewandelt. Digitale und hybride Formate haben in den letzten zwei Jahren stark an Relevanz gewonnen und dafür gesorgt, dass Events auch in einem Low-Touch-Umfeld stattfinden konnten. Über 80 Prozent der Veranstalter halten laut Meeting- & EventBarometer, einer umfangreichen Marktanalyse, virtuelle und hybride Veranstaltungen für zukunftsfähig bzw. ausbaufähig. Gleichzeitig ist das Bedürfnis der Menschen nach authentischen, emotionalen Live-Erlebnissen ungebrochen. Veranstaltungsteilnehmer*innen werden sich jedoch in Zukunft deutlich bewusster entscheiden, ob sie virtuell oder physisch an einem Event teilnehmen. Die Präsenzteilnahme muss ihnen einen erkennbaren Mehrwert, ein besonderes Erlebnis, bieten.
Entsprechend der Ergebnisse aus dem Meeting- & EventBarometer 2021 erwarten wir daher, dass der Anteil rein virtueller Formate zurückgehen wird und Präsenzveranstaltungen mit einem großen Anteil hybrider Elemente zurückkommen werden. Durch die digitale Verbindung hybrider Events wird die Reichweite gegenüber analogen Events zum Teil deutlich erhöht und Teilnehmer*innen, denen eine Teilnahme vor Ort nicht möglich ist, können sich ohne Probleme live zuschalten. Über diesen inklusiven Ansatz können viel größere Zielgruppen erreicht und die dahinterstehende Community gestärkt werden.
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DIE DOKUMENTATION DIESER FACHDEBATTE
Allerdings befinden Besucher von virtuellen Messen, dass die virtuellen Formate nicht „sehr gut" umgesetzt werden. Wie müssen solche Events organisiert werden, damit die Besucher zufrieden sind?
Der Erfolg künftiger Events wird sich daran messen, wie gut es gelingt, innovative Ideen, virtuelle Welten und das persönliche, emotionale Erlebnis der Teilnehmer*innen in Einklang zu bringen. Community-Aufbau und -Management sowie die technische Ausstattung einer Location werden so zu ausschlaggebenden Faktoren. Die analoge Welt im virtuellen Bereich 1:1 nachzubilden, ist bislang schwer umsetzbar. Insbesondere der Ereignischarakter und die persönliche Interaktion erfordern ein physisches Zusammenkommen, wodurch der Schwerpunkt bei künftigen Veranstaltungen vor allem auf der Förderung des informellen Austausches und der Interaktion zwischen den Teilnehmer*innen liegen muss – egal ob bei virtuellen, analogen oder hybriden Formaten.
Welche Rahmenbedingungen sind bei der Organisation von Meetings, Tagungen und Kongressen aktuell relevant?
In einem dynamischen Umfeld mit komplexen Herausforderungen ist das Bedürfnis nach transparenten Informationen sehr groß. Wer in Pandemie-Zeiten eine Geschäftsreise oder den Besuch einer Veranstaltung plant, will wissen: Welche Sicherheitskonzepte sind entlang meiner Delegate Journey im Einsatz? Welche Regeln gelten am Veranstaltungsort? Worauf muss ich bei Übernachtungen achten? Mit der Kampagne #SafeBusinessTrips – ins Leben gerufen vom GCB und der Deutschen Zentrale für Tourismus e.V. – wollen wir Dienstreisenden und allen an der Planung von Veranstaltungen Beteiligten umfangreiche Informationen zu genau diesen Fragen bieten. Auf der gleichnamigen Plattform www.safebusinesstrips.de stellen Anbieter entlang der gesamten Dienstreisekette – von Mobilität über Hotellerie bis Veranstaltungsstätten – ihre jeweiligen Sicherheits- und Hygienekonzepte vor. Sie leisten so einen wichtigen Beitrag zur nationalen und internationalen Positionierung des Tagungs- und Kongressstandortes Deutschland während und nach der Pandemie. Das mit einem geeigneten Sicherheits- und Hygienekonzept auch hochkomplexe Großveranstaltungen möglich sind, haben im letzten Jahr u. a. die IAA Mobility in München mit 400.000 Besucher*innen und der medizinische Großkongress "Viszeralmedizin 2021" im Congress Center Leipzig (CCL) mit über 4.000 Teilnehmer*innen gezeigt. Der ITS-Weltkongress in Hamburg stellte im Oktober sogar einen neuen Besucherrekord auf – mehr als 17.000 Menschen besuchten den internationalen Kongress.
Welche Potenziale sehen Sie noch für virtuelle und hybride Events nach einem möglichen Ende der Pandemie?
Hybride Veranstaltungen besitzen mit zahlreichen Umsetzungsmöglichkeiten und Entwicklungspotenzialen eine hohe Gestaltungsvielfalt. Ein bedeutender Aspekt ist Nachhaltigkeit – einer der Megatrends der Branche. Nachhaltiges Handeln ist in allen wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Bereichen zur absoluten Notwendigkeit geworden und auch hybride Veranstaltungen können dabei eine Rolle spielen. Aus unserem Testlab „BOCOM – Experience Borderless Communication“, das wissenschaftlich ausgewertet wurde, wissen wir: Hybride, dezentrale Veranstaltungen können im Vergleich zu rein analogen Veranstaltungen einen signifikant positiven Beitrag leisten.
Darüber hinaus eröffnet die aktuelle Zeit bei allen Herausforderungen auch zahlreiche neue Perspektiven und lässt der Kreativität der Veranstaltungsakteure freien Lauf. Gemeinsam mit seinen Mitgliedern und Partnern treibt das GCB German Convention Bureau e.V. mit Projekten wie dem Innovationsverbund Future Meeting Space oder der offenen Innovationsplattform Response Room" diese Entwicklung voran, damit der Tagungs- und Kongressstandort Deutschland auch weiterhin mit Meetings made in Germany nachhaltig in Erinnerung bleibt – sei es als Gastgeber*in vor Ort oder als Host hybrider Formate für eine stetig wachsende internationale Community.
