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02.07.2022
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EFFIZIENT ARBEITEN, UMWELT SCHONEN, PLATZ SPAREN UND ORDNUNG HALTEN

Interesse und Freude an Technik helfen, um sich in der digitalen Arbeitswelt zurechtzufinden

Christiane Fruht, Klinikkommunikationsberaterin, Coach & Autorin

Christiane Fruht, Klinikkommunikationsberaterin, Coach & Autorin [Quelle: Dominik Pfau]


Den Einsatz digitaler Tools und Technik findet Kommunikationsberaterin Christiane Fruht im Zusammenhang mit dem papierlosem Büro sehr wichtig. Schwierigkeiten gebe es in dem Moment, wenn Kunden und Kollegen andere Prioritäten haben und die Zusammenarbeit darunter leidet, weil sie beispielsweise im Umgang mit Kommunikationstools nicht ausreichend geschult sind oder der Zugang zu diesen verwehrt bleibt.


Wie wichtig ist der Einsatz von digitalen Tools und Technik in Büros?
Der Einsatz von digitalen Tools und Technik ist heute unabdingbar. Die technischen Möglichkeiten unserer Zeit sind ein großes Privileg. Durch sie haben die Freiheit unser Leben und unsere Arbeit zu gestalten, wie die Generationen vor uns nur davon träumen konnten.Wenn wir es richtig anstellen, können durch die neuen Tools wir sehr effizient arbeiten, unsere Umwelt schonen, Platz sparen und leicht Ordnung halten. Ich persönlich finde daher den Einsatz digitaler Tools und Technik sehr wichtig. Schwierig gestaltet sich natürlich die Zusammenarbeit, wenn Kunden oder Kollegen andere Prioritäten haben. Ich bin auf das Gesundheitswesen spezialisiert. Dort ist immer wenig Kapazität für Weiterbildungen vorhanden. Naheliegend und zeitgemäß wäre, einfach auf Online-Schulungen zu setzen, wenn analoge Veranstaltungen aus verschiedenen Gründen nicht möglich sind. Weil diese allerdings nicht zur Routine zählen, werden sie einfach nicht genutzt. Aus meiner Sicht ist da noch Luft nach oben und die Branche braucht noch etwas Zeit für die erforderliche Transformation.


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DIE DOKUMENTATION DIESER FACHDEBATTE

Welche konkreten digitalen Lösungen sind heutzutage unverzichtbar?
Da gibt es so einige. Über Email-Programme müssen wir wohl nicht mehr reden. Sehr wohl aber über Cloud-Lösungen, damit ich von allen meinen Geräten immer an meine Daten kommen kann. Dann ein System für die Videokonferenzen, mit denen man sich richtig gut auskennt. Marketing und Personal Branding erfolgt natürlich über Social Media Kanäle. Zu diesen gibt es auch Automatisierungsprogramme. Dienstleistungen oder Produkte können ganz leicht über Shop-Systeme angeboten werden. Außerdem gibt es geniale Tools zur Projektplanung und agilen Zusammenarbeit wie Trello, Asana, Slack. Häufig ist hier die Möglichkeit geboten, über kurze Textmessages miteinander zu chatten, als würde man nebeneinandersitzen. Das alles ist genial. Weiter geht es mit einschlägigen Programmen zur Buchhaltung, die heute häufig gleich mit dem Online-Banking verbunden sind. Genial, wenn die Ämter und Behörden auch nachziehen und sich Wege ersparen lassen.

Ich persönlich feiere noch die alte Welt mit einem handschriftlichen Notizbuch. Die Hardware dazu ist allerdings mein Ipad Pro. Das ist hervorragend und möchte ich nicht mehr missen.

Fallen Ihnen auch Nachteile ein, die Sie mit dem „papierlosem Büro“ in Verbindung bringen bzw. selbst erfahren haben?
Wenn die Technik nicht beherrscht wird, ergibt sich natürlich Chaos. Das ist ein nervenaufreibender Nachteil. Ich kann richtig ungehalten werden, wenn die Technik nicht funktioniert. Außerdem dauert es erst einmal länger sich einzuarbeiten. Aber da sehe ich erstmal Zeitinvestment. Ein großer Nachteil ergibt sich auch, wenn man es versäumt hat Backups zu erstellen. Technik ist nun mal anfällig und mit Pech bzw. blindem Vertrauen können plötzlich alle Daten weg sein. Davon bin ich bisher verschon geblieben. Da unsere moderne Technik es ermöglicht immer und von überall her zu arbeiten, müssen wir selbst die Grenzen definieren. Wieviel Arbeit lasse ich zu? Wann bin ich erreichbar, wann nicht? Wenn bin ich „fertig“ mit meinem Tagwerk? Das alles sind Fragen, die in der digitalen Welt von uns selbst geklärt werden müssen. Ich habe auch immer noch zu tun damit, wenn ich Informationen nur abspeichere. Aus den Augen, aus dem Sinn. Über die Papierhäufchen ist man früher immer wieder gestolpert. Heute braucht man ein individuell angepasstes Wiedervorlagesystem.

Wie groß ist und war der Aufwand, digitale Infrastruktur im Unternehmen oder im Home Office bereitzustellen?
Die Anschaffung und Einrichtung der digitalen Infrastruktur empfinde ich zunächst finanziell und zeitlich aufwändig. Ich selbst habe mir die Technik nach und nach zugelegt und mich eingearbeitet, das ging. Wenn mir ein Tool gefällt, habe ich auch Freude daran, mich einzuarbeiten. Interesse und Freude an Technik helfen sehr, sich leichter in der digitalen Arbeitswelt zurecht zu finden. Somit wird der gefühlte energetische Aufwand geringer. Wer sich allerdings durch Desinteresse den technischen Möglichkeiten entzieht, riskiert damit über kurz oder lang nicht mehr interessant für den Arbeitsmarkt zu sein.

Was wäre Ihrer Meinung nach das beliebteste Bürokonzept der Zukunft? 
Absolute Freiheit durch Cloud-Lösungen, das Büro ist, wo ich bin. Noch mehr Verständnis für ortsunabhängiges Arbeiten. Ein grundlegendes Verständnis dafür, dass man sich Arbeit schön gestalten kann und dann bessere Ergebnisse herauskommen. In Firmen sollte es noch viel mehr Freiheiten geben und gleichzeitig mittels der neuen technischen Möglichkeiten das Zusammengehörigkeitsgefühls gestärkt werden.