Wie wichtig ist der Einsatz von digitalen Tools und Technik in Büros?
Gerade in den letzten beiden Jahren zu Zeiten der Corona-Pandemie – während es zeitweise sogar eine Art Homeoffice-Pflicht gab – hat die Bedeutung von digitalen Tools und Technik in Büros nochmal enorm an Bedeutung gewonnen. So wird in den meisten Fällen überhaupt erst durch die Digitalisierung die Nutzung von Homeoffice ermöglicht. Digitale Tools und Technik schaffen die Grundlage, dass Mitarbeitende ortsunabhängig gemeinsam im Team an Aufgaben und Dokumenten arbeiten können. Noch dazu erleichtern diese Tools häufig die Arbeit, flexibilisieren die Arbeitsabläufe und können zu einer Zeitersparnis führen. Auch die Zahlen des bidt-SZ-Digitalbarometers – eine große repräsentative Befragung der deutschen Wohnbevölkerung – zeigen, dass rund zwei Drittel der Berufstätigen in Deutschland in der Digitalisierung eine Chance für das Unternehmen, in dem sie arbeiten, sehen. Ebenso etwa zwei Drittel geben an, dass die Corona-Pandemie für die Digitalisierung in ihrem Unternehmen zumindest teilweise positive Impulse gesetzt hat.
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Welche konkreten digitalen Lösungen sind heutzutage unverzichtbar?
Allgemeine Office-Anwendungen und E-Mails sind natürlich absoluter Standard und waren bereits vor der Corona-Pandemie in Büros unverzichtbar. Cloud- oder serverbasierte Lösungen haben nochmal deutlich an Bedeutung gewonnen, um ortsunabhängig und kollaborativ an Dokumenten zu arbeiten. Sie sind heutzutage auch nicht mehr wegzudenken. Durch den verstärkten Einsatz von Homeoffice und die Vermeidung persönlicher Kontakte haben darüber hinaus auch diverse Kommunikationstools Einzug in den Büroalltag praktisch aller Mitarbeitenden gehalten. Instant-Messaging-Dienste oder Videokonferenzsysteme erleichtern durch ihre Funktionen den Austausch zwischen Mitarbeitenden und Kunden an verschiedenen Orten. Sie werden sicher auch nach der Pandemie verstärkt im Einsatz bleiben, nicht zuletzt da auch Kosten reduziert werden können, wenn durch ihren Einsatz die eine oder andere Dienstreise wegfällt. Gerade während der Corona-Pandemie haben aber auch viele Unternehmen ihre Verwaltung weiter digitalisiert, um von Papierdokumenten und physischen Unterschriften wegzukommen. Personalmanagementsoftware, Software zum Austausch und zur Analyse von Daten im Unternehmen und auch das digitale Management von Kundenbeziehungen sind neben vielen weiteren Spezialanwendungen je nach Unternehmen weitere Beispiele, wo die digitale Transformation, beschleunigt durch die Corona-Pandemie, unaufhaltsam voranschreitet.
Fallen Ihnen auch Nachteile ein, die Sie mit dem „papierlosem Büro“ in Verbindung bringen?
Innovationen und Veränderungen haben immer auch Widerstände zur Folge, gerade dann, wenn man die Mitarbeitenden nicht angemessen einbindet. So reicht es vielfach nicht einfach aus, neue Kollaborationstools, Videokonferenzsysteme oder Personalmanagementsoftware einzuführen. Vielmehr muss man die Mitarbeitenden auch geeignet mitnehmen und ihnen die notwendigen Kompetenzen im Umgang mit diesen digitalen Tools vermitteln. Andernfalls kann das schnell zu Frustration und geringerer Motivation führen. Auch wenn die Homeoffice-Befragungen des bidt zeigen, dass die große Mehrheit der Berufstätigen keine größeren Schwierigkeiten mit der im Homeoffice eingesetzten Technik hatte, gibt es gerade unter den älteren Berufstätigen auch einige, für die das nicht gilt. Diese haben einen besonderen Bedarf nach Unterstützung. Diesen Effekt muss man beim Wandel zum papierlosen Büro berücksichtigen, um Nachteile wie Frustration und Widerstand bei den Mitarbeitenden zu vermeiden. Ein weiterer Punkt, den man als Nachteil sehen kann, ist die Daten- und IT-Sicherheit. Mobiles Arbeiten und während der Corona-Pandemie kurzfristig verstärkt eingeführtes Homeoffice erhöhen die Angriffsfläche und die Gefahren von Cyber-Attacken. Zahlen z. B. vom BSI oder bitcom zeigen, dass sich die IT-Sicherheitslage seit Beginn der Corona-Pandemie deutlich verschlechtert hat und Schäden durch Erpressung und Systemausfälle deutlich zugenommen haben.
Wie groß ist und war der Aufwand, digitale Infrastruktur im Unternehmen oder im Homeoffice bereitzustellen?
Der Aufwand digitale Tools und Techniken als auch die dafür erforderliche Hardware anzuschaffen und damit bereitzustellen, stellt oft nur einen geringen Teil des Aufwands für den sinnvollen Einsatz der digitalen Infrastruktur im Unternehmen dar. Im Auge muss man auch die Kosten für die Implementierung sowie die fortlaufenden Wartungs- und Supportkosten haben. Zusätzlich entstehen häufig auch Folgekosten, die indirekt anfallen, um diese Systeme sinnvoll nutzen können. Je nach Unternehmen können diese Kosten die reinen Technikkosten deutlich übersteigen. Dabei ist auch an Kosten für die notwendige Kompetenzvermittlung an die Mitarbeitenden, Kosten für die IT-Sicherheit und Kosten im Rahmen von organisationalen Anpassungen zu denken. Gerade in größeren Unternehmen ist die Einführung solcher Systeme häufig mit hohem Aufwand verknüpft. So müssen ggf. Verantwortlichkeiten neu definiert werden, um sie auch klar und eindeutig im digitalen Personalmanagementsystem zu hinterlegen. Bisher nur analog verfügbare Daten verschiedener Abteilungen müssen digitalisiert und abteilungsübergreifend einheitlich und kompatibel in den neuen Systemen hinterlegt werden. Langfristig lohnt sich dieser Aufwand sicherlich in fast allen Fällen, kurzfristig kostet er aber erheblich Zeit und Ressourcen, insbesondere wenn der bisherige Digitalisierungsstand in einem Unternehmen noch nicht weit fortgeschritten ist.
Was wäre Ihrer Meinung nach das beliebteste Bürokonzept der Zukunft?
In unseren Befragungen sehen wir, dass sich die Berufstätigen das Beste aus der „alten Welt“ verknüpft mit den Vorteilen aus der „neuen Welt“ wünschen. Für eine deutliche Mehrheit ist daher auch ein geeignetes Homeoffice-Angebot bei einem Jobwechsel wichtig. Flexible Arbeitsformen werden damit für Unternehmen zu einem Wettbewerbsfaktor im Kampf um hochqualifizierte Arbeitskräfte. Das Bürokonzept der Zukunft wird daher in meinen Augen deutlich flexibler sein, als wir es vor der Corona-Pandemie gewohnt waren. Die ausgeprägte Präsenzkultur wird in vielen Unternehmen der Vergangenheit angehören. Die Bedeutung von digitalen Tools wird dabei natürlich weiter an Bedeutung gewinnen. Präsenztage im Büro werden sich mit Tagen des mobilen Arbeitens abwechseln, wobei dies nicht notwendigerweise Arbeiten von Zuhause bedeuten muss, sondern auch die Erbringung der Arbeitsleistung aus Cafés oder Co-Working-Spaces miteinschließt. Letztlich kann diese neue flexible Arbeitswelt eine Win-Win-Situation für Arbeitgeber und Beschäftigte sein. So profitieren Beschäftigte von einer höheren Work-Life-Balance und einer höheren Arbeitszufriedenheit und die Arbeitgeber in Folge von einer höheren Motivation. Dabei wird wichtig sein, klare Regeln für das mobile Arbeiten aufzustellen, sodass diese Flexibilisierung nicht in Mehrarbeit und gesteigertem Stress endet. Ebenso dürfen auch diejenigen nicht außer Acht gelassen werden, für die mobiles Arbeiten nicht in Frage kommt. Arbeitgeberseite und auch die Politik müssen hier für einen geeigneten Ausgleich sorgen, um einer Spaltung der Belegschaft oder einer weiteren sozialen Spaltung der Gesellschaft entgegenzuwirken.
