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Interview29.03.2022

Das papierlose Büro spart enorm viel Zeit

Video-und Organisationsprogramme unterstützen die Arbeitsprozesse

Runa Schnebel, Virtuelle Assistenz Quelle: Privat Runa Schnebel Virtuelle Assistenz Selbstständig
INITIATORIN DIESER FACHDEBATTE
Simone Ulrich
Freie Journalistin
Meinungsbarometer.info
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Ginge es nach Runa Schnebel, wären die Zeiten längst vorbei, in denen Dokumente wegen einer fehlenden Unterschrift auf dem Postweg durchs Land geschickt werden. Sie ist klar für den Fortschritt und für digitale Lösungen in Büros. Zwar könnten die Anschaffungskosten für Clouds und Bearbeitungsprogramme teilweise hoch ausfallen, doch würden sich diese unterm Strich auszahlen. Sie selbst profitiert von der digitalisierten Bürowelt und nutzt diverse Video-und Organisationstools für ihre Arbeit als virtuelle Assistentin.





Wie wichtig ist der Einsatz von digitalen Tools und Technik in Büros?
Digitale Tools sind für mich und meine KollegInnen unsere Werkzeuge, um neue Dinge erschaffen zu können. Ohne Technik & Tools und natürlich einer stabilen Internetleitung könnte ich meine Arbeit nicht ausführen. An Technik wird grundsätzlich nicht viel benötigt. Es reicht ein guter Laptop und ein schöner Arbeitsplatz. Bei digitalen Tools ist die Auswahl mittlerweile riesig und es kann schon mit einer kleiner Investition toll miteinander gearbeitet werden.

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Welche konkreten digitalen Lösungen sind heutzutage unverzichtbar?
Um den Kontakt und Austausch unter Mitarbeitern und Kunden zu pflegen, ist ein Videoprogramm ein wichtiges Kommunikationsmittel (z.B. Zoom, Teams). Auch ein Organisationsprogramm wie Trello sind für die Zusammenarbeit von Vorteil, damit Arbeitsprozesse bestmöglich aufeinander abgestimmt und geplant werden können. Damit tolle Grafiken wie Flyer, Postings für soziale Netzwerke und Angebote seriös und professionell erstellt werden können, kann ich Canva sehr empfehlen. Die Bedienung ist einfach und die Ergebnisse sind wirklich toll.

Fallen Ihnen auch Nachteile ein, die Sie mit dem „papierlosem Büro“ in Verbindung bringen bzw. selbst erfahren haben?
Nein, außer wenn man es liebt in dicken schweren Ordern zu wälzen und das Papier in den Händen zu fühlen. Auch die Bewegung fehlt, um vielleicht von Büro zu Büro zu laufen, um nur ein Stück Papier im Nachbarzimmer zu holen, oder Unterschriften quer durch das Land zu schicken. Das papierlose Büro spart einfach enorm viel Zeit. Die Prozesse sind viel schneller und effektiver. Jedoch ist man in einem digitalen Büro oft jederzeit erreichbar. Hier ist es wichtig, die eigenen Öffnungszeiten festzusetzen. Es geht so schnell, mal eben was am Handy zu erledigen oder eine schnelle E-Mail zu verschicken, dadurch vermischt sich die geschäftlich investierte Zeit stark mit der privaten. Es ist wichtig, diese beiden Bereiche deutlich voneinander zu trennen, damit echte Erholung stattfinden kann und wir frisch und konzentriert die Projekte und Aufträge bearbeiten können. 

In einigen Fällen fallen zudem noch einige weitere Kosten für eine Cloud oder andere Bearbeitungs-Programme an, die jedoch vergleichbar mit einer Büromiete sehr gering ausfallen.

Wie groß ist und war der Aufwand, digitale Infrastruktur im Unternehmen oder im Home Office bereitzustellen?
Wenn ein PC vorhanden ist und ein wenig Klarheit über die nächsten Schritte, dauert es nicht sonderlich lange, ein Unternehmen online umzustellen. Eine Geschäftsführung sollte trotzdem bereit sein, durch eine Unterstützung von außerhalb, das eigene Unternehmen zu bereichern. Dazu könnten bei EinzelunternehmerInnen definitiv ein unternehmensbezogenes Coaching oder eine gute virtuelle Assistenz mit entsprechendem Wissensstand gehören. Auch die kostenpflichtige Version von Programmen oder eine hochwertig und ansehnlich erstellte Webseite spart unterm Strich eigene wertvolle Arbeitszeit und natürlich auch viel Geld.

Was wäre Ihrer Meinung nach das beliebteste Bürokonzept der Zukunft?
Schon jetzt sind Konzepte wie Co-Working-Space, bei dem man Räumlichkeiten oder einen Schreibtisch mieten kann, eine tolle Möglichkeit sind, um mit Menschen gemeinsam zu arbeiten und so den Austausch mit anderen kreativen Personen zu ermöglichen. Ich denke, dass auch in Zukunft ein gesundes Mittelmaß sehr beliebt sein wird. Es wird das gemeinsame Arbeiten mit anderen Menschen in einem Büro oder Café geben, aber auch die Möglichkeit remote oder im Homeoffice arbeiten zu können. Bei den beiden zuletzt genannten Modellen ist ein großes Maß an Vertrauen von den CEOs gegenüber den Mitarbeitenden Voraussetzung, ergänzt um deren Einstellung, dass am Ende die tollen Ergebnisse zählen und nicht die dafür benötige Zeit.

Generell denke ich, dass auch Themen wie Nachhaltigkeit und Gesundheit eine immer größere Rolle in Unternehmen spielen werden. Zumindest wirkt es stark nach außen, wenn Firmen offen für moderne und neue Arbeitsansichten sind. Dazu gehören beispielsweise neben für alle zugänglichem frischen Obst auch die Bereitstellung von geeigneten Bürostühlen, auf denen viele Stunden gesessen wird. Außerdem sollten Möglichkeiten für das Arbeiten im Stehen und ruhige, abgeschlossene Arbeitsräume vorhanden sein. Ich glaube fest daran, dass wirklich zufriedene und fair bezahlte Menschen das Unternehmen erst stabil machen, was wiederum für zufriedene Kunden sorgt.

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