Wie wichtig ist der Einsatz von digitalen Tools und Technik in Büros?
Ein Büro ohne digitale Tools gibt´s heute nicht mehr. Insofern sind sie heute nicht wegzudenken. Um ein digitales Chaos zu vermeiden, ist die Integration all dieser digitalen Tools in einem übergreifenden System entscheidend. Wenn dazu noch alle Dokumente elektronisch gespeichert werden und diese sofort verfügbar sind, ist die Bürowelt vollständig digital. Voraussetzung dafür ist die richtige Software.
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Welche konkreten digitalen Lösungen sind heutzutage unverzichtbar?
Das Einzige, das heutzutage noch nicht digital ist, ist das Papier. Insofern ist im Grunde alles andere digital: Angefangen mit dem Internet, Telefon, Handy, E-Mail über das Online-Banking bis hin zur Dokumentenablage und Tools wie Zoom, Teams etc. Alle diese Lösungen sind so etabliert, dass wir darauf weder verzichten können, noch verzichten wollen. Erst, wenn wir alle diese Insel-Lösungen wie E-Mail, Rechnungen, Korrespondenz, Projekte und Co. in einem System unterbringen, kann ein papierloses Büro entstehen. Wir haben genau ein solches System entwickelt.
Fallen Ihnen auch Nachteile ein, die Sie mit dem „papierlosem Büro“ in Verbindung bringen bzw. selbst erfahren haben?
Nachteile gibt´s nur dann, wenn man etwas nicht oder falsch gemacht hat. Ein klassisches Beispiel dafür ist das nicht strukturierte Ablegen der Dokumente. Die Dokumente werden willkürlich verstreut, in diversen Versionen abgelegt und somit ist das digitale Chaos komplett. Das papierlose Büro ist nicht automatisch aufgeräumt. Es braucht genauso eine gut durchdachte Struktur, wie das analoge Büro auch - mit dem großen Unterschied: Die digitale Welt kann komplett automatisiert werden.
Wie groß ist und war der Aufwand, digitale Infrastruktur im Unternehmen oder im Home-Office bereitzustellen?
In erster Linie ist der Aufwand selbstverständlich von der Unternehmensgröße abhängig. Einpersonen-Unternehmen haben andere Bedürfnisse als jene mit 20 Mitarbeitern, wobei die Kernstruktur für alle Unternehmen gleich ist. Kommen weitere Mitarbeiter dazu, ist der Aufwand vergleichsweise gering.
Was wäre Ihrer Meinung nach das beliebteste Bürokonzept der Zukunft?
Es geht nicht darum, möglichst viel Technik und viele Tools einzusetzen. Und es gibt keine Lösungen, die ALLE Probleme ÜBERALL lösen. Stattdessen sollte man KLUGE Lösungen einsetzen, die von Mitarbeitern akzeptiert werden. Lösungen, die die Arbeit erleichtern und den Ablauf im Unternehmen unterstützen. Unter dem Strich ist das digitale Büro leichter umzusetzen, als man denkt. Der Mensch und seine Bedürfnisse dürfen bei all der Digitalisierung nicht übersehen werden.
