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21.09.2020
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BÜROS WERDEN ZU INTERAKTIONS- UND KOOPERATIONSFLÄCHEN

Wieviel persönlichen Kontakt Teams brauchen - und was besser digital geht

Prof. Wolfgang Prinz - Stellv. Institutsleiter des Fraunhofer-Instituts für Angewandte Informationstechnik FIT

Prof. Wolfgang Prinz - Stellv. Institutsleiter des Fraunhofer-Instituts für Angewandte Informationstechnik FIT [Quelle: Fraunhofer FIT]


"Online-Termine können sicher auf Dauer den persönlichen Austausch nicht ersetzen und häufig führt eine persönliche Bekanntschaft anschließend auch zu besseren, weil verständnisvolleren und effizienteren Online-Meetings", sagt Prof. Wolfgang Prinz vom Fraunhofer FIT. Sein Institut hat eine Studie zum Home Office durchgeführt. Die Ergebnisse verdeutlichen die Aufgaben für Manager und Mitarbeiter und Teams in der Zukunft.


Nach einer aktuellen Erhebung wollen viele Unternehmen das zur Corona-Krise eingeführte Home Office dauerhaft stärker etablieren – was sind die wichtigsten Vorteile davon?
Unsere Umfrage zeigt, dass ca. 80% der Teilnehmer zufrieden mit der Arbeit im Homeoffice sind und dabei auch ihre individuelle Performanz im Homeoffice höher als die die im Büro einschätzen. Homeoffice kann also zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und gleichzeitig zu einer Effizienzsteigerung führen. Zudem vermissen zwar viele den sozialen Austausch beim Mittagessen oder an der Kaffeemaschine jedoch nur wenige vermissen den täglichen Weg zur Arbeit. Das zeigt, dass eine gezielte Nutzung von Homeoffice oder besser mobilem Arbeiten Vorteile für beide Seiten bringt.

Nach ersten Erkenntnissen funktioniert individuelle Arbeit im Homeoffice besser als Teamarbeit. Was bedeutet das für das Management?
Unsere Umfrage zeigt, dass die eigene individuelle Leistung besser beurteilt wird als die Teamarbeit, wobei beides im Verlauf der letzten Wochen und Monate eine positive Tendenz aufweist. Für das Management bedeutet dies, dass neben der Führung der einzelnen Mitarbeiter die Kommunikation in und mit dem Team eine größere Bedeutung bekommt. Dazu gehört nicht nur die Initiierung virtueller Treffen zum fachlichen und sozialen Austausch, sondern auch die Etablierung von Konventionen zur Nutzung und zum Umgang mit den digitalen Kooperationsmedien. Unsere Umfrage zeigt, dass hier zu Beginn der Homeoffice-Phase viele Nutzer von der Vielzahl der plötzlich genutzten Medien überwältigt wurden und eine Hilfestellung und Teamkonventionen benötigten, die festlegen, wie und zu welchen Zweck bestimmte Medien (Videokonferenz, E-Mail, Chat) genutzt werden. Ein Team muss für sich die richtigen Konventionen dazu finden, wie Information so ausgetauscht werden sollten, dass Alle auch Alles mitbekommen gleichzeitig aber keine Informationsdefizite oder eine Informationsüberflutung entsteht.

In der Corona-Krise wurden viele Meetings online durchgeführt – wie verändert sich die Zusammenarbeit wenn persönlicher Austausch auf Dienstreisen durch Online-Termine ersetzt wird?
Online-Termine können sicher auf Dauer den persönlichen Austausch nicht ersetzen und häufig führt eine persönliche Bekanntschaft anschließend auch zu besseren, weil verständnisvolleren und effizienteren Online-Meetings. Trotzdem merkt man, dass auch „kalte“ Online-Meetings immer besser gelingen, weil die Vertrautheit mit dem Medium größer geworden ist und die aktuelle Situation als „äußere Bedrohung“ zu einem Eisbrecher in der ersten Ansprache wird, die dann auch schnell zu einem konstruktiven Austausch führt. Ein weiterer Effekt ist die Verdichtung der Online-Termine und Intensivierung der Kommunikation durch den Wegfall von Leerlaufzeiten für den räumlichen oft auch mit Reisezeiten verbundenen Wechsel zwischen Terminen. In der Konsequenz kann man beobachten, dass Online-Termine immer effizienter gestaltet werden, da die Teilnehmer Zeit sparen möchten und sich bewusst sind, dass unstrukturierte, unvorbereitete und unkoordiniert geführte Online-Termine, in den man nicht konstruktiv zu einem für alle teilnehmenden wichtigen Thema diskutiert, dazu führen, dass viele Teilnehmer einfach abschalten. Ich bin sicher, dass die Erfahrungen im Umgang mit den digitalen Kommunikations- und Kooperationsmedien auch zukünftig und langfristig einen positiven Einfluss auf die Zusammenarbeit in Teams haben wird, wenn die intensive Phase des mobilen Arbeitens vorbei ist.

Inwieweit lassen sich künftig Büroflächen durch Home-Office- oder Hybrid-Modelle einsparen?
Unsere Umfrage zeigt, dass die Teilnehmer im Homeoffice den sozialen Kontakt, die spontanen Treffen und die Möglichkeit kreativer und interaktive Teammeetings vermissen, während die individuelle Arbeit besser als im Büro bewertet wird. Daraus folgt, dass die zukünftige Arbeitswelt hybrid aus einer Mischung aus Homeoffice/mobilem Arbeiten und der Anwesenheit im Bürogebäude gestaltet werden kann. In der Konsequenz macht es dann aber keinen Sinn, wenn die Büroarbeitsplätze als individuelle Arbeitsplätze gestaltet werden. Vielmehr muss die Büroumgebung die sozialen Aktivitäten sowie die interaktive und kreative Zusammenarbeit unterstützen und fördern. Büroflächen werden damit zu Interaktions- und Kooperationsflächen, die nur noch zu einem kleinen Teil aus individualisierten Arbeitsplätzen bestehen.