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16.05.2021
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VERBÜNDE BRAUCHEN GEMEINSAME STANDARDS

Warum die Universität Oldenburg für Kooperationen in der Digitalisierung ist

Jörg Stahlmann - Vizepräsident für Verwaltung und Finanzen, Universität Oldenburg

Jörg Stahlmann - Vizepräsident für Verwaltung und Finanzen, Universität Oldenburg [Quelle: Universität Oldenburg]


"Derzeit werden in fast allen Verwaltungsbereichen der Universität Digitalisierungsprojekte verschiedener Größenordnungen umgesetzt", erklärt Jörg Stahlmann, Vizepräsident für Verwaltung und Finanzen der Universität Oldenburg. Ziel sei immer, die Verwaltungsabläufe zu verschlanken und effizienter zu gestalten sowie die Services für Forschung, Studium und Lehre zu verbessern. Auf vielen Feldern der Digitalisierung plädiert Jörg Stahlmann für Kooperationen mit anderen Einrichtungen.


Aktuelle Untersuchungen zeigen in der Pandemie einen Digitalisierungsschub an den Hochschulen -welche Entwicklungen hat es an Ihrer Einrichtung in den letzten Monaten gegeben?
Schon vor der Pandemie hatten wirviele Digitalisierungsprojekte in Verwaltungs-und Servicebereichen auf den Weg gebracht. Damit einher ging die Professionalisierung unseres Prozess-und Projektmanagements. Das hat uns die Umstellung zu Beginn der Corona-Krise zumindest etwas erleichtert. Unsere Beschäftigten waren innerhalb nur weniger Tage in der Lage, ins Homeoffice zu wechseln. Das erforderliche Equipment wurde ihnen von unseren zentralen IT-Diensten zur Verfügung gestellt. Außerdem mussten die Kommunikationswege und viele Arbeitsabläufe kurzfristig angepasst werden. Mittlerweile finden Dienst- und Teambesprechungen fast ausschließlich digital statt, ebenso wie die Fort-und Weiterbildungen sowie der kollegiale Austausch.

Viele IT-Experten an den Hochschulen befürchten, dass Mittel für Digitalisierung nach der Pandemie nicht mehr im gleichen Umfang zur Verfügung stehen - wie lässt sich der Digitalisierungsschub verstetigen?
Für die kurzfristige Umstellung gab es keine gesonderten Mittel. Wir haben stattdessen eigene Budgets nutzen müssen, um die erforderliche Ausstattung zu beschaffen oder zu ergänzen. Erst später wurden vom Land Sonderprogramme aufgelegt, von denen wir jedoch bei bereits umgesetzten Maßnahmen nicht im Nachhinein profitieren konnten; die Mittel standen nur für neue Projekte zur Verfügung. Aktuelle Förderlinien zielen vor allem auf die Weiterentwicklung der digitalen Lehre ab. Dabei handelt es sich in der Regel um befristete Projekte. Diese lassen sich daher nicht ohne Weiteres verstetigen, es sei denn, die Landeszuweisungen werden erhöht. Ist dies nicht der Fall, stehen wir wie andere Universitäten und Hochschulen auch vor größeren Herausforderungen. Oft sind interne Budgetumschichtungen die Folge. Dabei müssen wir im Blick behalten, dass nicht jede Digitalisierung zwingend zu Einsparungen führt. Im Gegenteil, oft entsteht sogar zusätzlicher Finanzbedarf, da neue digitale Tools auch zusätzliche Expertise erfordern.

Viele Hochschulen haben die Krise genutzt, um neue Kooperationen einzugehen bzw. bestehende zu intensivieren. Welche Chancen und Herausforderungen sehen Sie in Kooperationen von Einrichtungen?
Ich sehe vor allem große Chancen! Insbesondere, wenn es um Digitalisierungsvorhaben geht, die nur begrenzt gefördert, aber eigentlich nachhaltig finanziert werden müssen. Hier sollten sich Hochschulen häufiger zusammentun. Außerdem plädiere ich dafür, Verbünde zu übergeordneten Themen und Aufgaben zu bilden, etwa zum Datenschutzoder zu Fragen der Informations-und IT-Sicherheit. So kann die erforderliche Expertise gemeinschaftlich aufgebaut und zur Verfügung gestellt werden. Auch im Bereich der technischen Unterstützung, etwa bei der Bereitstellung oder Entwicklung von Videokonferenzsystemen, Cloud-Services oder digitaler Akten, sollten wir stärker die vielfach vorhandenen Synergien nutzen. Das setzt allerdings die Bereitschaft für und Verständigung auf bestimmte Standards voraus.

Neben der Digitalisierung der Lehre lassen sich insbesondere in der Hochschulverwaltung Prozesse digital effizienter gestalten - welche Strategie verfolgen Sie diesbezüglich?
Wir haben hierfür zunächst unser Prozessmanagement neu aufgesetzt – denn nur wenn ein Prozess hinreichend dokumentiert ist, kann man ihn auch umfassend analysieren und gegebenenfalls verbessern. Vorrang haben aktuell Digitalisierungsprojekte von strategischer Bedeutung oder solche, die kurzfristig zur Verbesserung von Arbeitsabläufen führen. Über ein kürzlich eingeführtes Projektportfoliomanagement behalten wir dabei den Überblick.

Derzeit werden in fast allen Verwaltungsbereichen der Universität Digitalisierungsprojekte verschiedener Größenordnungen umgesetzt: von der Einführung einer digitalen Rechnungsbearbeitung im Bereich Finanzen über ein neues digitales Berufungs- und Bewerbungsportal im Personalbereich bis zur digitalen Prüfungsnotenverwaltung im Bereich des Studierendenservice. Ziel ist immer, die Verwaltungsabläufe zu verschlanken und effizienter zu gestalten sowie die Services für Forschung, Studium und Lehre zu verbessern. Dabei möchten wir möglichst alle wesentlichen internen Akteure von Beginn an mitnehmen und einbinden. Denn die Digitalisierung darf kein Selbstzwecksein.