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22.10.2021
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NACH COVID 19 WIRD DER ANTEIL AN HYBRIDEN FORMATEN WEITER STEIGEN

Warum digitale Events so sehr im Kommen sind

Bernd Fritzges, Vorstandsvorsitzender des Verbandes der Veranstaltungsorganisatoren (VDVO) bei der ITB

Bernd Fritzges, Vorstandsvorsitzender des Verbandes der Veranstaltungsorganisatoren (VDVO) bei der ITB [Quelle: VDVO]


Für den VDVO-Vorstandsvorsitzender Bernd Fritzges bieten Hybride Formate "während der Pandemie die Chance und Möglichkeit räumlich verteilt in Kleingruppen" zusammen zu arbeiten. Die Veranstaltungsplaner kennen die Vorteile schon lange, doch durch die Pandemie haben digitale Elemente noch einmal einen Schub bekommen.


Hybride Tagungen verbinden lokale mit virtuellen Treffen. Welche Potenziale sehen Sie in solchen Formaten – in der Pandemie und darüber hinaus?
Eine aktuelle Umfrage bei unseren Mitgliedern hat ergeben, dass vor der Pandemie COVID 19 knapp ein Viertel aller Veranstaltungsplaner bereits hybride Veranstaltungen umgesetzt hatte, der Anteil hat sich während der Pandemie verdoppelt. Mehr als 55 Prozent unserer Veranstaltungsplaner haben neben virtuellen Veranstaltungen hybride Formate gewählt, um mit ihren Zielgruppen zu kommunizieren, zu informieren und Begegnungen zu schaffen. Nach COVID 19 wird der Anteil an hybriden Formaten weiter steigen. 86 Prozent unserer Mitglieder geben an, auch nach COVID 19 hybride Formate einzusetzen. Die Steigerung erklärt sich unter anderem durch den zu erwartenden Wegfall der Restriktionen für Meetings und Events und den Learnings in Bezug auf virtuelle und hybride Formate aus den letzten Monaten.

Für welche Inhalte eigenen sich hybride Formate aus Ihrer Sicht besonders?
Hybride Formate bieten während der Pandemie die Chance und Möglichkeit räumlich verteilt in Kleingruppen entsprechend den Vorgaben der jeweiligen Bundesländer über digitale Tools zusammen zu arbeiten. Die Integration des virtuellen Raums ermöglicht den Teilnehmenden, die nicht reisen können oder wollen, remote von jedem Ort der Welt zu partizipieren. Daher eignen sich diese Formate insbesondere für Veranstaltungen, in denen Information der Teilnehmer_innen und Kollaboration, Austausch und das CoKreation zwischen den Teilnehmer_innen im Fokus steht.


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DIE DOKUMENTATION DIESER FACHDEBATTE

Welche technischen Voraussetzungen benötigen Hybride Tagungen und wie wichtig sind dabei welche Interaktionsmöglichkeiten für Online-Teilnehmer?
Die Technik ist stark abhängig von der Zielstellung des Formats und der Anzahl der Teilnehmenden. Für kleinere Veranstaltungen genügt eine Grundausstattung an Technik, für größere ist die Technik das A und O. Aktuell entstehen in vielen Locations Live-Studios, die für virtuelle und hybride Veranstaltungen genutzt werden können. Die Locations stellen hier in der Regel die reine Hardware-Lösung und der Kunde integriert seine bevorzugte Lösung für die Abbildung des virtuellen Raums. Hier sollte in jedem Fall mit Technikexperten zusammengearbeitet werden. Wichtig ist, dass die Teilnehmer_innen die Möglichkeit bekommen, sich mit dem Tool vor allem bei Erstnutzung vertraut zu machen und dass vor allem bei Medienbrüchen und der Nutzung mehrerer Tools der Veranstalter „überkommuniziert“ und den Teilnehmenden Lösungen bietet, für den Fall, dass die technischen Lösungen bei den Teilnehmenden nicht auf Anhieb funktionieren. Vom Grundprinzip sollten es immer individuelle technische Lösungen sein, entsprechend der Art der Begegnung, die kreiert werden soll. Wir stellen fest, dass vor allem bei Formaten, die Co-Kreation, Kollaboration und Austausch in den Fokus rücken, die Interaktion zwischen virtuellen und Präsenzteilnehmenden initiiert werden sollte. Dies kann in einfacher Form über Breakouträume geschehen, in denen virtuelle und Präsenzteilnehmer z.B. mit einem digitalen Bord wie es die WEFRAME AG anbietet, „zusammengeschaltet“ werden. Es kann aber auch im ganz einfachen schon die Chatfunktion oder Tools wie Sli.do sein, die sowohl von virtuellen als auch Präsenzteilnehmenden während der Keynote genutzt werden, um Fragen an den Speaker zu stellen oder auch generell zur Diskussionsanregung im Teilnehmerkreis genutzt werden.

Wie verhindert man eine Zwei-Klassen-Teilnehmerschaft zwischen den „echten" und den Online-Teilnehmern?
Die Interaktionsmöglichkeiten und das Kreieren von Begegnungen zwischen den virtuellen und den Präsenzteilnehmenden verhindert eine Zweiklassengesellschaft. Da, wo ggfls. längere Netzwerkpausen für die Präsenzveranstaltung geplant sind, kann über Tools wie wonder.me ebenfalls Netzwerken initiiert werden oder über ein „Onlinebeiprogramm“ informiert oder unterhalten werden. Generell gehören aber auch bei virtuellen Teilnehmenden Pausen zum Programm. Und auch die können mit zur Veranstaltung passenden im Vorfeld verschickten Carepaketen aufgewertet werden. Vor allem dann, wenn diese neben Verpflegung, Snacks und Getränken ein RundUmsorglos-Paket bieten, mit allen Materialien, die während der Veranstaltung benötigt werden.