Hybride Tagungen verbinden ein Treffen vor Ort und virtuellen Treffen. Welche Potenziale sehen Sie in solchen Formaten – in der Pandemie und darüber hinaus?
Die Einführung unserer Hybridlösungen bei der Radisson Hotel Group im Sommer 2020 war klar getrieben durch die Pandemie, die Reisen und persönliche Kontakte eingeschränkt hat. Hybride Tagungen waren eine hervorragende Brücke über die Pandemie hinweg hin zu Veranstaltungen, bei denen Präsenz wieder möglich ist. Die angebotenen Lösungen wurden gut angenommen.
Jetzt, im Sommer 2021, etablieren sich hybride Veranstaltungen als ein zusätzliches Format zu Präsenzveranstaltungen. Hybride Meetings werden bleiben: und zwar als kosteneffiziente Möglichkeit, mit Informationen viele Teilnehmer zu erreichen, die sonst vielleicht gar nicht Teil einer Veranstaltung gewesen wären.
Die volle Wertigkeit, das ganze Erlebnis einer Veranstaltung wird aber auch in Zukunft nur durch die persönliche Teilnahme gewährleistet sein. Die digitale und analoge Welt miteinander zu verbinden, das ist jetzt die Aufgabe der Hotellerie, davon bin ich überzeugt. Hotels sind der Rahmen für die soziale Interaktion, und wir haben tolle Konzepte für die soziale Komponente von Meetings.
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Für welche Inhalte eigenen sich hybride Formate aus Ihrer Sicht besonders und für wen sind sie weniger geeignet?
Wenn ganz klar die Vermittlung von Inhalten im Vordergrund steht und sich der zeitliche Rahmen in Grenzen hält, können hybride Meetings eine hervorragende Option sein. Die Effizienz-Karte lässt sich hier voll ausspielen: Kostengünstig lassen sich Teilnehmer einbinden, die nicht zu einer Präsenzveranstaltung reisen würden.
Das Zusammenschalten von kleineren Teams an mehreren Standorten, um gut vorbereitete Entscheidungen zu treffen oder Informationen auszutauschen, ohne weite Wege auf sich zu nehmen, ist, man könnte sagen, das hybride Vorzeigeformat: Das wird auch in unseren Hotels nachgefragt.
Veranstaltungen, bei denen der Networking-Aspekt im Vordergrund steht, benötigen ganz klar eine physische Präsenz und lassen sich nur schwer virtuell darstellen. Die Diskussion, die Reflektion mit anderen Teilnehmern lassen sich in einem natürlich-entspannten Rahmen kaum online reproduzieren. Und wenn es Lösungen dafür gibt, sind sie mit großem technischen Aufwand und hohen Kosten verbunden: Hier muss in zusätzliche Tools oder Softwarelizenzen investiert werden, die persönliche Interaktionen simulieren, und der Effizienzvorteil geht verloren.
Produktvorstellungen, Teammeetings mit Motivationscharakter, Workshops mit hoher Interaktion: solche Veranstaltungen müssen alle fünf Sinne ansprechen, nicht nur Hören und Sehen wie bei virtuellen Meetings. Und: Sobald einer Veranstaltung ein Incentive-Charakter innewohnt, macht eine virtuelle Teilnahme keinen Sinn.Wir können in unseren Hotels Präsenzveranstaltungen, selbst mit hoher Gästezahl, stattfinden lassen, insbesondere da wir mit einem strengen Hygienekonzept den Hotelbetrieb sicherstellen.
Großveranstaltungen erfordern Räumlichkeiten mit viel Platz und genau diese Nische bedienen wir beispielsweise in Städten wie Berlin, Frankfurt, Köln, Hamburg und darüber hinaus.
Welche technischen Voraussetzungen benötigen Hybride Tagungen und wie wichtig sind dabei welche Interaktionsmöglichkeiten für Online-Teilnehmer?
Wir haben schon immer unseren Kunden moderne Meetingräume mit verlässlicher und inkludierter Highspeed-Internetverbindung sowie Technologien wie digitale Flipcharts oder interaktive Multipads mit gigantischen Touchscreens angeboten. Die Umsetzung von hybriden Formaten ist uns leichtgefallen. Die noch aufwendigeren Anforderungen, die ganz große digitale Events haben, können über unsere Studio Solutions abgebildet werden bis hin zu Zugängen zum Glasfaser-Knoten und eigenen Serverkonfigurationen. Da verlassen wir uns auch auf unseren starken Technikpartner vor Ort.
Zudem haben wir uns mit Zoom zusammengetan, dem Marktführer für moderne Unternehmensvideokommunikation, um den virtuellen und hybriden Meetings und Veranstaltungen unserer Kunden ein reibungsloses Erlebnis zu bieten.
Interaktionsmöglichkeiten sind natürlich wichtig, aber stark vom Format abhängig. Vom Chat über Abstimmungsmöglichkeiten bis hin zu virtuellen Treffen über Avatare ist die Bandbreite groß.
Wie verhindert man eine Zwei-Klassen-Teilnehmerschaft zwischen den „echten" und den Online-Teilnehmern?
Es gibt natürlich eine Vielzahl von Lösungen, um digitale Interaktionen zu ermöglichen und die Barriere zwischen den Teilnehmern vor Ort und zugeschalteten Teilnehmern ein bisschen abzubauen.Digitale Abstimmungsmöglichkeiten erlauben es allen, eine gleiche Stimme zu haben. Um ein Team „außerhalb“ in den Raum der Präsenzveranstaltung zu holen, können die Teams Fotos versenden, die auf den Screens an den anderen Standorten des Meetings eingeblendet werden. Und warum nicht ein virtueller Flashdance als Teamaktivität in der Kaffeepause?
Man sieht deutlich, digitale Brücken lassen sich immer schlagen. Wirklich verhindern können wird man aber nie, dass zugeschaltete Teilnehmer einer Präsenzveranstaltung den Nachteil haben, etwas zu verpassen: Denn es gibt Erlebnisse, die sich nicht digital kopieren lassen, beispielsweise gastronomische Angebote und das direkte soziale Miteinander. Wenn wir ganz ehrlich sind, der Unterschied wird sich nie ganz aufheben lassen. Sonst wären Präsenzveranstaltungen nicht mehr notwendig.
