"Digitalisierungsprozesse sind anfänglich mit zusätzlichem personellem Aufwand, vor allem aber mit der Bereitschaft verbunden, tradierte Verfahren in allen Leistungsbereichen einer Universität auf den Prüfstand zu stellen", konstatiert Dr. Waltraud Kreutz-Gers, Kanzlerin der Johannes Gutenberg-Universität Mainz. Bei der Gestaltung von IT-unterstützten Geschäfts- und Verwaltungsprozessen geht die uni neue Wege.

Aktuelle Untersuchungen zeigen in der Pandemie einen Digitalisierungsschub an den Hochschulen - welche Entwicklungen hat es an Ihrer Einrichtung in den letzten Monaten gegeben?
Den größten Entwicklungsschub hat es zweifellos in der Lehre gegeben. Mit dem Ausbruch der Pandemie im Frühjahr 2020 mussten im auslaufenden Wintersemester sehr schnell digitale Lehr- und auch Prüfungsformate entwickelt und eingesetzt werden. Insgesamt ist dies erstaunlich gut gelungen und wurde in den darauffolgenden zwei Semestern weiter verbessert. Das heißt nicht, dass die vollständige Umstellung auf digitale Formate nicht insbesondere für die Studierenden in ihren ersten Studiensemestern besonders schwierig war und ist und dass auch die Lehrenden die Vorteile des direkten persönlichen Austausches in Präsenz vermissen. Darüber hinaus gibt es Lehrveranstaltungen, die nicht digital ersetzbar sind, wie Laborpraktika, Exkursionen, sportpraktischer oder künstlerischer Unterricht. Die JGU hat sich bemüht, unter den geltenden Abstands-, Hygiene- und Lüftungsregeln diese Lehrveranstaltungen weiterhin in Präsenz anzubieten, aber das war natürlich nur mit Einschränkungen und Abstrichen möglich. Letzteres trifft auch auf die Bedingungen für die Forschung zu, die in der Pandemie vor allem durch eine sehr eingeschränkte Nutzung der forschungsrelevanten Infrastrukturen erheblich tangiert wurde.

Für die Hochschulverwaltung der JGU hat die Universität sehr früh die bestehenden und durchaus umfänglich genutzten flexiblen Telearbeitsregelungen angepasst und alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, deren Anwesenheit am Campus für dessen Betrieb nicht unbedingt erforderlich ist, ins Homeoffice geschickt. Abgesehen davon, dass die damit verbundenen technischen Probleme gut und zügig gelöst werden konnten, hat es der JGU gezeigt, dass sie die IT-Unterstützung von Verwaltungsprozessen noch weiter ausbauen und noch zügiger umsetzen muss.   

Viele IT-Experten an den Hochschulen befürchten, dass Mittel für Digitalisierung nach der Pandemie nicht mehr im gleichen Umfang zur Verfügung stehen - wie lässt sich der Digitalisierungsschub verstetigen?
Der erhebliche finanzielle Aufwand, der mit der Digitalisierung von Prozessen in Lehre, Forschung und Verwaltung verbunden ist, wurde – nach Bundesländern unterschiedlich – auch schon vor der Pandemie anerkannt und gefördert. In Rheinland-Pfalz allerdings gab es kein Programm zur finanziellen Unterstützung von Digitalisierungsprozessen in den Hochschulen vor der Pandemie.

Pandemiebezogen hat das Land nunmehr ein Sondervermögen von 50 Mio. € aufgelegt, das bis Ende 2023 Digitalisierungsprozesse an Hochschulen unterstützen soll. Das ist für alle Hochschulen des Landes sicherlich kein adäquater Betrag in einem sinnvollen Zeitkorridor angesichts der anstehenden Aufgaben, zumal hiervon 20 Mio. € dem allgemeinen Hochschulbereich nicht zur Verfügung stehen werden, und es klingt zunächst auch nicht danach, dass Digitalisierung als kontinuierliche Aufgabe mit dauerhaftem Aufwand verstanden wird. Für die Nachhaltigkeit von Digitalisierungsprozessen ist aber nicht nur Geld erforderlich. Digitalisierungsprozesse sind anfänglich mit zusätzlichem personellem Aufwand, vor allem aber mit der Bereitschaft verbunden, tradierte Verfahren in allen Leistungsbereichen einer Universität auf den Prüfstand zu stellen. Hier sind in erster Linie die Hochschulen selbst gefragt.

Viele Hochschulen haben die Krise genutzt, um neue Kooperationen einzugehen bzw. bestehende zu intensivieren. Welche Chancen und Herausforderungen sehen Sie in Kooperationen von Einrichtungen?
In allen Leistungsbereichen einer Universität bieten sich Kooperationen an, auch in der Hochschulverwaltung und insbesondere auch bei dem Thema Digitalisierung. In der Rechenzentrumsallianz Rheinland-Pfalz bietet das Zentrum für Datenvereinbarung (ZDV) der JGU allen Hochschulen des Landes nicht nur ein leistungsfähiges Wissenschaftsnetz.

Mit Beginn der Pandemie hat das ZDV die Software BigBlueButton (BBB) als langfristig unterstützten Dienst an der JGU eingeführt und stellt ihn anderen Hochschulen zur Verfügung. Das Open-Source-Webkonferenzsystem wird datenschutzkonform auf Servern innerhalb der JGU betrieben und ist während des Sommersemesters und darüber hinaus eine wichtige Stütze für die digitale Lehre. Darüber hinaus entwickelt und hosted es das Video-Konferenz-System für den Schulbereich. Bei der Einführung und dem Betrieb großer IT-Systeme etwa beim Campusmanagement, in der Finanzverwaltung oder im Personalbereich hat die JGU von Anfang an auf die Kooperation mit anderen Universitäten in mehr oder weniger formalen Arbeitsgemeinschaften gesetzt und wird das auch künftig tun.  

Neben der Digitalisierung der Lehre lassen sich insbesondere in der Hochschulverwaltung Prozesse digital effizienter gestalten - welche Strategie verfolgen Sie diesbezüglich?
Seit 2016 hat die JGU einen CIO als Beauftragten des Präsidiums zuständig für die Auswahl, die Einführung und den Einsatz von Informations- und Kommunikationssystemen an der JGU. Bei seiner Arbeit spielen Fragen der Gestaltung von IT-unterstützten Geschäfts- und Verwaltungsprozessen eine wesentliche Rolle. Vor der Entscheidung über den Einsatz weiterer IT-Systeme in der Verwaltung werden die Standardprozesse kritisch überprüft und
 – wenn möglich – an gängige Softwarelösungen angepasst. Dies ist eine deutliche Abkehr zur früheren Praxis der Anpassung von Softwarelösungen an komplexe Prozesse und Verfahren.