Nach einer aktuellen Erhebung wollen viele Unternehmen das zur Corona-Krise eingeführte Home Office dauerhaft stärker etablieren – was sind die wichtigsten Vorteile davon?
Der Corona bedingte Lockdown hat seit März 2020 wie ein Katalysator für die flächendeckende Einführung von Home-Office und dezentraler Arbeit in kleinen und mittelständischen Unternehmen gewirkt. Durch Kontaktbeschränkungen und Mindestabstandsregelungen mussten neue, flexible Arbeitsmodelle ja quasi über Nacht eingeführt werden.
In Gesprächen mit Unternehmerinnen und Unternehmern stelle ich viele Gemeinsamkeiten bei den zuletzt gesammelten Erfahrungen fest. Erstens hat sich branchenübergreifend die Einstellung zum Thema Homeoffice erheblich verbessert. Selbst bei Arbeitgebern, die zunächst einen gewissen Kontrollverlust durch das Home-Office befürchteten, ist durch die engagierte und disziplinierte Arbeit der Beschäftigen während des Lockdowns ein deutlicher Sinneswandel eingetreten. Zweitens waren Home-Office-Lösungen ja oftmals die einzige Möglichkeit, um Betriebe in dieser Zeit am Laufen zu halten oder zumindest dem berechtigtem Interesse nach „Distanz und Hygiene“ der Beschäftigten entgegenzukommen. Und diese Notlösung hat eben oft überraschend gut funktioniert. Viele Unternehmer haben gemerkt, dass Mitarbeiter mindestens genauso produktiv sind und sich sehr wohl schnell neu organisieren konnten. Und die Beschäftigten schätzen die flexiblere Tages- und Arbeitszeitgestaltung, die wegfallenden Anfahrtszeiten und fühlten sich zudem „sicher“.
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Nach ersten Erkenntnissen funktioniert individuelle Arbeit im Homeoffice besser als Teamarbeit. Was bedeutet das für das Management?
Die Erkenntnis, dass die individuelle Arbeit im Home-Office produktiver sein kann, ist nicht neu. Gerade in jungen, technologiegetriebenen Unternehmen und Start-Ups ist ortsunabhängiges Arbeiten schon deutlich vor Corona die Regel gewesen. Doch Teamarbeit kann auch dezentral gut funktionieren. Im Projektmanagement gibt es etablierte Methoden für Teamprojekte, die vollständig „remote“, also unabhängig vom Arbeitsort der einzelnen Teammitglieder, eingesetzt werden können. Dafür bedarf es allerdings entsprechender Strukturen.
Auf dezentrale Teamarbeit waren viele Unternehmen schlichtweg nicht ausreichend vorbereitet. Hier musste erst einmal, oftmals langwierig und entsprechend ineffizient, mit verschiedenen Tools experimentiert werden. Für das Unternehmensmanagement geht damit also die Notwendigkeit einher, interne Strukturen kritisch zu hinterfragen. Sind die Voraussetzungen für dezentrale Teamarbeit aus technischen, personellen oder anderen Gründen nicht gegeben, sollte da nichts schnell erzwungen, sondern stattdessen planvoll vorgegangen werden. Zentral ist dabei, die Erfordernisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – also der Teammitglieder – zu identifizieren und entsprechende Strukturen aufzubauen.
In der Corona-Krise wurden viele Meetings online durchgeführt – wie verändert sich die Zusammenarbeit wenn persönlicher Austausch auf Dienstreisen durch Online-Termine ersetzt wird?
Die berufliche Reisetätigkeit und der persönliche Austausch mit Kunden, Kollegen und Zulieferern werden in Zeiten der Pandemie weiterhin auf ein notwendiges Minimum gefahren, auch wenn die gewohnten persönlichen Treffen mittelfristig wieder zunehmen werden. Klassische Formate wie z.B. Messen, Kongresse oder Weiterbildungen werden immer häufiger als virtuelle oder zumindest als hybride Events stattfinden. Mit der Zunahme der Digitalisierung wird das ein Teil unserer neuen Normalität werden.
Es gilt den Vorteil digitaler Formate zu erkennen und dort zu nutzen, wo klassische Formte ihre Nachteile haben. Digitale Technologien können in vielen Fällen als sinnvolle und Alternative eingesetzt werden und sogar zu erheblichen Kosteneinsparungen für Unternehmen führen. Gleichzeitig kann der virtuelle Kontakt den persönlichen Austausch natürlich nicht in allen Fällen adäquat ersetzen. Hier steht vielen Unternehmen die längst überfällige Auseinandersetzung mit der Frage bevor, welche physischen Kontaktpunkte weiterhin notwendig und welche digitalen Kontaktpunkte künftig möglich sein werden. Wichtig sind auch hier: viel Kommunikation, klare Strukturen und entsprechende technische Voraussetzungen.
Inwieweit lassen sich künftig Büroflächen durch Home-Office- oder Hybrid-Modelle einsparen?
Das Konzept des „klassischen Büros“ wird sich erheblich wandeln. Hier ist die Corona-Krise zwar nicht der Anstoß, aber sicherlich ein wesentlicher Treiber des Wandels. Gerade in den Großstädten sind Büroflächen seit Jahren ein stark und stetig steigender Kostenfaktor für jedes Unternehmen. Deshalb geht der Trend klar zu neuen Arbeits- und Flächennutzungskonzepten.
Büros werden natürlich nicht vollständig verschwinden, aber verstärkt andere Nutzungsszenarien vorsehen. Statt Einzelbüros mit festen Arbeitsplätzen wird es mehr Coworking Spaces und offene Flächen für Meetings und Austausch geben. Die Arbeit der Zukunft wird ein Hybridmodell aus Präsenzzeit im Unternehmen und individueller Arbeit im Home-Office sein – daran wird sich auch das Büro anpassen. Dies bietet sich allerdings gleichermaßen für alle Unternehmen, Abteilungen und Teams an. Es gibt auch viele gute Gründe, im Büro zu arbeiten und dorthin zurück zu kehren.
