Die Digitalisierung in der Behördenkommunikation an sich ist sehr zu begrüßen, sagt Christian Bünger, beim Verband der Chemischen Industrie (VCI) zuständig für Digitalisierungsthemen. Diese sei aber problematisch, solange unterschiedliche Systeme und Verfahren genutzt würden. Obendrein gebe es eine Reihe datenrechtlicher Unstimmigkeiten.

Auf welchem Niveau befindet sich derzeit die digitale Kommunikation zwischen Unternehmen und Behörden?
In der Regel sind bei der Prüfung und Genehmigung von Chemie-Anlagen mehr als eine Fachbehörde involviert. Daher setzt unsere Branche große Hoffnungen in die Digitalisierung der Kommunikation und der Genehmigungsprozesse.
Das bisherige Digitalisierungsniveau ist unterschiedlich – teils gibt es Unterschiede zwischen den Bundesländern, teils aber auch zwischen einzelnen Landkreisen. Unsere Mitgliederumfrage 2021 zur Digitalisierung zeigt, dass der Austausch zwischen den Behörden und Unternehmen grundsätzlich gut funktioniert. Aber es gibt zentrale Hindernisse wie Medienbrüche - Versand per E-Mail, Ausdruck, Einscannen, Rückversand oder aber auch die technische Ausstattung der Behörden – vor allem für Baugenehmigungen. Ebenso fehlt ein einheitliches Behördensystem, d.h. hier gibt es große Schwierigkeiten bei der Interoperabilität.
 

Trägt dieser Kommunikationsweg in irgendeiner Weise zum Abbau von Bürokratiebelastungen in Unternehmen aller Größenordnungen bei?
Ein wesentlicher Hebel, um Verfahren zu beschleunigen, ist die Digitalisierung. Dies umfasst die vollständig digitale Abwicklung der Öffentlichkeitsbeteiligung einschließlich der elektronischen Einreichung von Genehmigungsanträgen und Stellungnahmen. Dabei ist vor allem die Durchgängigkeit und Interoperabilität wichtig. Dadurch könnten Unternehmen und Behörden Ressourcen sparen. Prozesse, die für eine analoge Welt konzipiert sind, dürfen nicht einfach digitalisiert werden. Sie müssen vielmehr auf dem Reißbrett völlig neu designt werden. Hybride Herangehensweisen sind zu vermeiden, um ineffizienter Mehrarbeit vorzubeugen.
 
In welchen Feldern sehen die Unternehmen dabei vordringlichen bzw. generellen Verbesserungsbedarf?
Unsere Umfrage hat gezeigt, dass unsere Unternehmen vor allem in vier Bereichen Verbesserungsbedarf sehen:

1. Digitale Beteiligung der Öffentlichkeit und Offenlegung der Unterlagen

Die Beteiligung der Öffentlichkeit bei wichtigen Bauvorhaben ist für die deutsche Chemie- und Pharmaindustrie ein zentrales Instrument. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten einbezogen, und mögliche Einwände frühzeitig eingebracht werden können. Die Umstellung auf ein digitales Verfahren birgt Herausforderungen. Denn das aktuelle Vorgehen, bei dem analog geforderte Unterlagen 1:1 ohne Zugangsbeschränkungen ins Internet gestellt werden, birgt erhebliche Risiken.  Genehmigungsunterlagen enthalten oft sensible Informationen wie Lagepläne oder gar Geschäftsgeheimnisse, die selbst bei korrekter Schwärzung von Fachleuten wiederhergestellt werden können. Deshalb setzen wir uns dafür ein, den Umfang der offenzulegenden Unterlagen auf ein rechtssicheres Maß zurückzuführen. Gleichzeitig schlagen wir vor, das Vorhaben in einem verständlichen „Bürgerbericht“ besser zu beschreiben. Dazu gehört auch, eine Balance zwischen der erforderlichen Transparenz, dem Schutz von Betriebs-Geheimnissen und der notwendigen Sicherheit der Anlagen, besonders vor Cyberkriminalität, zu schaffen.

2. Einheitliche bzw. interoperable Systeme schaffen

Digitalisierung funktioniert nur dann richtig, wenn die Systeme einheitlich oder zumindest interoperabel sind. Davon sind wir in Deutschland derzeit noch weit entfernt.

3. Umsetzung in den Bundesländern synchronisieren

So wichtig wie der Föderalismus ist, bei der Umsetzung der Digitalisierung von Genehmigungsprozessen ist er eher hinderlich. Die Bundesländer setzen die Prozesse oft mit unterschiedlicher Geschwindigkeit oder anderen Schwerpunkten um. Für Unternehmen, die Standorte in mehreren Bundesländern haben, führt dies zu vermeidbarem Mehraufwand.

4. Beratungsfunktion der Behörden ausbauen

Die Behörden übernehmen bei Genehmigungsverfahren eine wichtige Beratungsrolle. Sie sollte sich aber nicht nur auf die fachliche Prüfung erstrecken, sondern die Behörden sollten die Betriebe ebenfalls dahingehend beraten, wie sensible Informationen in den Unterlagen effektiv geschützt werden können. Vor allem für kleine und mittlere Unternehmen ist diese beratende Funktion essenziel.

Ist die Rechtslage – etwa hinsichtlich Datenschutzes bzw. Schutz betrieblicher Geheimnisse – diesem Gegenstand angemessen?
Eher nein: Gesetze aus einer analogen Welt können die Anforderungen, die sich aus einer digitalen Welt ergeben, nicht immer vollständig abbilden. So besteht bei vielen Verfahren immer noch das sogenannte Schriftformerfordernis: Die Unternehmen müssen die Unterlagen in Schriftform der Behörde zur Verfügung stellen. Bei umfangreichen Projekten sind dies häufig zahlreiche Aktenordner. Dies passt nicht zu einem digitalen Prozess. So treffen die Betriebe immer wieder auf Hürden beim rechtsicheren digitalen Versand von Unterlagen. Auch zeigen sich Widersprüche zu bestehenden Regeln, wie der Datenschutzgrundverordnung. Häufig enthalten Anträge und Genehmigungsbescheide, die ebenfalls im Internet veröffentlicht werden, ungeschwärzte personenbezogene Daten. Die Folge: Rechtsunsicherheit bei den Firmen. Der Schutz von Betriebsgeheimnissen ist aus unserer Sicht derzeit nicht gewährleistet. Genehmigungsunterlagen, die ungeschützt ins Internet gestellt werden, sind weltweit, dauerhaft verfügbar. Mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz lassen sich solche Dokumente automatisiert auswerten. Damit öffnet man der systematischen Industriespionage Tür und Tor.