Auf welchem Niveau befindet sich derzeit die digitale Kommunikation zwischen Unternehmen und Behörden?
Die bisherige Bilanz der Digitalisierung für die deutsche öffentliche Verwaltung ist trotz in letzter Zeit verstärkter Anstrengungen aller föderaler Ebenen nach wie vor als eher ernüchternd einzuschätzen. Neben der Zielverfehlung im OZG sind der Reifegrad und die Nutzungszahlen digitaler Angebote selbst in „fortgeschrittenen“ Verwaltungsbereichen mit Ausnahme Finanzverwaltung meistens bisher bestenfalls als moderat zu bezeichnen. So gibt es kaum vollständig digitalisierte Angebote in Bürgerämtern, die digitale Nutzungsquote bei der KFZ-Zulassung beträgt bundesweit 0,6% und auch digitale Bauanträge werden oft nur zu etwas mehr als 20% digital gestellt, wenn es denn die Möglichkeit dazu gibt. Zudem fehlt auch bei der digitalen Antragstellung häufig der Anschluss ans Fachverfahren, so dass digitale Anträge später in der Verwaltung ausgedruckt und dann weiterbearbeitet werden.
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Trägt dieser Kommunikationsweg in irgendeiner Weise zum Abbau von Bürokratiebelastungen in Unternehmen aller Größenordnungen bei?
Prinzipiell kann ein Teil der Bürokratiebelastungen für Bürger und Unternehmen durch besser funktionierende digitale Verfahren deutlich reduziert werden. Ein gutes Beispiel sind hier Planungsfeststellungs- und Genehmigungsverfahren, die dadurch in allen Phasen (Antragstellung, Öffentlichkeitsbeteiligung, Beteiligung Träger öffentlicher Belange) wesentlich schneller werden können und große Papierberge ersparen würden. Allerdings fehlen hierfür vielfach technische Voraussetzungen insbesondere zur Bearbeitung und Weiterleitung digitaler Unterlagen: die Dateigrößen in E-Akten (wenn vorhanden) und Emails sind im Moment begrenzt, großformatige Pläne sind nur mit besonderen Bildschirmen lesbar, nicht überall bestehen Schnittstellen oder gemeinsame Softwarelösungen mit den verschiedenen Behörden und vor allem fehlt oft eine Cloudlösung in den Verwaltungen.
In welchen Feldern sehen die Unternehmen dabei vordringlichen bzw. generellen Verbesserungsbedarf?
Es gibt Verbesserungsbedarf auf allen Ebenen. Notwendig wäre ein differenziertes Vorgehen, bei dem die wichtigsten Aufgaben zuerst digitalisiert werden (und nicht alle gleichzeitig). Zudem muss eine Analyse der analogen Prozesse und deren Verbesserung vor der Digitalisierung erfolgen, sonst werden zu bürokratische Prozesse nur digitalisiert. Wichtig ist zudem das Vorhandensein von Strukturen und Personal für die Digitalisierung in den Verwaltungen, die beschleunigte Einführung der E-Akte auf allen Ebenen (vor allem auch im staatlichen Bereich) und zwingende Anschlüsse an die Fachverfahren, um unnötige Neueingaben von Daten zu vermeiden, ein einheitliches Bürgerkonto für Deutschland und die Beschleunigung der Registermodernisierung. Zudem sollten vom Gesetzgeber mehr gesetzliche Verpflichtungen für digitale Bearbeitung insbesondere für professionelle Antragsteller erfolgen (z.B. bei den Bauanträgen), so wie es in der Finanzverwaltung mit den Steuerberatern schon gehandhabt wurde. Auch müssen Schriftformerfordernisse wirklich abgebaut und interoperable XÖV-Standards für Datenformate in allen Antragsverfahren und allen Fachsoftwaren umgesetzt werden.
Ist die Rechtslage – etwa hinsichtlich Datenschutz bzw. Schutz betrieblicher Geheimnisse – diesem Gegenstand angemessen?
Der Datenschutz steht einem flexibleres Datenschutzmanagement häufig im Weg. Dabei gibt es auch bei den bestehenden gesetzlichen Regelungen durchaus Möglichkeiten, zu guten Lösungen zu kommen. Die Interpretation der Datenschutzrichtlinien wird aber oft eher rigoros gehandhabt.
