Nach dem Onlinezugangsgesetz (OZG) sollen ab 2022 Verwaltungsleistungen über digitale Verwaltungsportale angeboten werden - wie weit sind die Verwaltungen auf dem Weg dahin?
Es kommt nun darauf an, die Kooperation zwischen allen Verwaltungsebenen zu stärken und das Engagement auf allen Seiten noch einmal zu erhöhen. Wir wollen von den besten Ideen und den nutzerfreundlichsten Lösungen profitieren. Schließlich vermeidet die Zentralisierung sämtlicher Entwicklungsaktivitäten für Basis- und Querschnittsdienste im Bund die Entstehung redundanter Parallelkonzepte und folglich auch alle damit verbundenen Mehrfachaufwendungen.
Unter dem Motto „Users First“ hat in der öffentlichen Verwaltung ein Perspektivwechsel stattgefunden. Bei der Gestaltung digitaler Prozesse und Dienste ist es oberstes Prinzip, dass sie den konkreten Bedarfen der Bürgerinnen und Bürger entsprechen. Mit dem neuen Servicestandard des BMI wird nun eine wichtige Handreichung geboten, um die Digitalisierungsprozesse nach einheitlichen Qualitätskriterien auszurichten.
Bei der technischen Realisierung der Verwaltungsleistungen leistet das ITZBund einen wichtigen Beitrag. Die Einführung der E-Rechnung ist ein gutes Beispiel für ein Etappenziel auf dem Weg. Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung können die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung und Bearbeitung umfassend nutzen.
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Welchen Schub hat die Corona-Krise der Digitalisierung in Verwaltungen gegeben und wie nachhaltig ist dieser ggf.?
Die Motivation zur Digitalisierung ist aktuell höher denn je, weil die Krise die Abhängigkeit der Verwaltung von IT offenbarte. Für das ITZBund als zentraler IT-Dienstleister der Bundesverwaltung bedeutete das in der Praxis, schnellstmöglich die notwendigen mobilen Einwahlplattformen bereitzustellen, um den Beschäftigten der Behörden und Ministerien Home-Office zu ermöglichen.
Dank der Bereitschaft zum unkonventionellen Handeln und großem Engagement der Beschäftigten konnte vielleicht sogar das ein oder andere Vorurteil über den öffentlichen Dienst entkräftet werden. So haben zum Beispiel viele Städte kurzfristig digitale Terminbuchungssysteme eingeführt, um Bürgerinnen und Bürgern den Zugang zu Verwaltungsleistungen trotz Corona zu ermöglichen. Ob Bund, Land oder Kommune: Die Verwaltung hat bewiesen, dass sie flexibel reagieren und Personal sowie Know-how zielgenau einsetzen kann. Diesen Elan sollten wir nutzen, um die Verwaltung resilient und zukunftsfähig aufzustellen.
Als größtes Hindernis für eine weitere Digitalisierung der Verwaltung gelten nach einer neuen Studie Medienbrüche und Schnittstellenprobleme. Wie können diese aus Ihrer Sicht über die verschiedenen Verwaltungsstufen in einem föderal organisierten Land überwunden werden?
Gerade in einem föderalen System sind gemeinsame Standards von Datenformaten besonders wichtig. Dass das funktionieren kann, zeigen erfolgreiche Beispiele wie XRechung oder XVergabe. Diesen Weg sollten wir konsequent weiter fortsetzen, denn er gestaltet die IT über alle Ebenen hinweg plattformunabhängig.
Wir müssen dafür sorgen, dass alle internen Verwaltungsprozesse durchgängig digitalisiert und damit frei von Medienbrüchen sind. Ein Beispiel dafür ist die Anbindung des vom ITZBund bereitgestellten Formular-Management-Systems (FMS) an die E-Akte Bund. Damit werden gleich zwei zentrale Lösungen der Dienstekonsolidierung des Bundes miteinander verzahnt und ein weiterer wichtiger Schritt zur Digitalisierung von Verwaltungsleistungen im Sinne des OZG gegangen. Um den Behörden zusätzliche Prozessoptimierungen zu bieten, werden parallel verschiedene Integrationsmuster für die E-Akte Bund erarbeitet. Diese stellen die Grundlage für Schnittstellen zu ausgewählten Anwendungen dar und dienen als Blaupause für die Integration von systemübergreifenden Workflows. Durch die Anbindung können Bürgerinnen und Bürger über das FMS Anträge erfassen, welche den Behörden ohne Medienbrüche zur Bearbeitung und Veraktung in die E-Akte Bund übermittelt werden.
Die Verwaltungsmitarbeiter gelten als Schlüssel bei der digitalen Transformation - wie sollten die Mitarbeiter auf diesem Weg begleitet werden?
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der öffentlichen Verwaltung sind bereits stark für die Thematik der Digitalisierung sensibilisiert. Um die Verwaltung erfolgreich zu digitalisieren, braucht es eine hohe Veränderungsbereitschaft bei allen Beschäftigten. Es ist wichtig, dass sie stärker in den Mittelpunkt der digitalen Transformation rücken und nicht nur die technologischen Komponenten berücksichtigt werden. Eine ganzheitliche Kommunikation sorgt für Transparenz, Akzeptanz und baut Vertrauen auf. So werden aus Betroffenen Beteiligte, die sich aktiv in die neuen Veränderungsprozesse einbringen.
Auf allen Hierarchieebenen müssen neue Kompetenzen erworben werden, gleichzeitig haben auch die nachrückenden jungen Bewerberinnen und Bewerber veränderte Anforderungen an ihr Arbeitsleben. Wir gehen die dahingehende Weiterentwicklung einer modernen Personalpolitik im ITZBund bereits aktiv an. Entscheidend ist Know-how langfristig aufzubauen, Schlüsseltechnologien zu beherrschen und den internen Transfer dieses Wissens nachhaltig abzusichern.
