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12.04.2021
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DIGITALSIERUNGSSCHUB UNTER HOCHDRUCK

Wie die Uni in Regensburg Arbeit und Prozesse transformiert

Dr. Christian Blomeyer - Kanzler der Universität Regensburg

Dr. Christian Blomeyer - Kanzler der Universität Regensburg [Quelle: Petra Homeier, www.petra-homeier.de]


"An der Universität wollen wir den Wissenschaftlerinnen, Forschern und Studierenden maximale Unterstützung in Lehre, Forschung und Studium anbieten", erklärt Dr. Christian Blomeyer, Kanzler der Universität Regensburg. Dafür hat die Verwaltung des Hauses in der Pandemie schnell reagiert. Der angestoßene Veränderungsprozess wird wohl andauern, schätzt der Kanzler ein.


Aktuelle Untersuchungen zeigen in der Pandemie einen Digitalisierungsschub an den Hochschulen - welche Entwicklungen hat es an Ihrer Einrichtung in den letzten Monaten gegeben?
Den Digitalisierungsschub kann ich für den Verwaltungsbereich der Universität Regensburg für das vergangene Jahr auf ganzer Linie bestätigen. „Digitale“ Reaktionen waren überall notwendig, Homeoffice und mobiles Arbeiten mussten in kürzester Zeit organisiert werden. Wir haben in vielem spontan und nach Bedarf reagiert, beispielsweise in Kooperation mit unserem Rechenzentrum einigermaßen unbürokratisch Hardware für die dienstliche Nutzung zu Hause bereitgestellt. Das Infektionsgeschehen ließ keine andere Wahl, als all dies zügig durchzuziehen. Mit Sicherheit hätte dies in nicht-pandemischen Zeiten zu vielen bürokratischen Diskussionen geführt. Aber dafür fehlte die Zeit, der Druck war hoch.


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DIE DOKUMENTATION DIESER FACHDEBATTE

Viele IT-Experten an den Hochschulen befürchten, dass Mittel für Digitalisierung nach der Pandemie nicht mehr im gleichen Umfang zur Verfügung stehen - wie lässt sich der Digitalisierungsschub verstetigen?
Mittel für die Digitalisierung gab es in dieser Form nicht. Es wurden Mittel für Investitionen in die digitale Infrastruktur (Rechner, Tablets, Kameras, Kopfhörer, Mikrofone, Softwarelizenzen etc.) und für die personelle Unterstützung für die Erstellung digitaler Formate zur Verfügung gestellt. Dadurch ist allgemein eine große Dynamik entstanden, die eine gewisse Sogwirkung erzeugt hat. Hier sind auf einer breiten Front Entwicklungen angestoßen worden, die sich nicht mehr so leicht aufhalten lassen. Digitale Formate liegen vor und werden genutzt. Gleichzeitig gab es eine hohe Akzeptanz für die Arbeit im Homeoffice, die zu einer verstärkten Nachfrage nach elektronischen Verfahren führt. Die Arbeit im Homeoffice hat bereits jetzt die Arbeitswelt verändert. Dieser Veränderungsprozess wird andauern und damit auch den Druck auf die Digitalisierung bisher analoger Verfahren erhöhen. Die Finanzierung dieser Umstellungen wird eine Notwendigkeit sein.

Viele Hochschulen haben die Krise genutzt, um neue Kooperationen einzugehen bzw. bestehende zu intensivieren. Welche Chancen und Herausforderungen sehen Sie in Kooperationen von Einrichtungen?
Kooperationen sind gut für die Bündelung von Kräften und Erfahrungen. Eine besondere Herausforderung sind der erhöhte Abstimmungsbedarf und die notwendige Schnelligkeit bei Entscheidungen. So können sich die Hochschulen beispielsweise für die Beschaffung ihrer digitalen Ausstattung zusammenschließen, um mehr Marktmacht zu entfalten. Dabei werden sie sich auf gemeinsame Standards verständigen müssen. Hier bietet sich die Chance voneinander zu lernen und sich an der jeweiligen Best Practice zu orientieren. Die Herausforderung besteht in der Ergänzung und/oder Änderung einmal vereinbarter Standards. Die Entscheidung hierüber kann nur in einem Abstimmungsprozess getroffen werden, der sich nicht über eine zu lange Zeit hinziehen sollte.

Neben der Digitalisierung der Lehre lassen sich insbesondere in der Hochschulverwaltung Prozesse digital effizienter gestalten - welche Strategie verfolgen Sie diesbezüglich?
Die Einführung eines Prozessmanagements und die systematische Digitalisierung von Prozessen. Wir wollen schneller, transparenter und effizienter werden und vermeiden, dass an manchen Stellen drei Personen das gleiche Blatt Papier in die Hand nehmen müssen. Tatsächlich haben wir durch die Pandemie nicht nur an den Universitäten erfahren, an welchen Stellen uns digitale Prozesse fehlen – denken Sie an die Herausforderungen für die Gesundheitsämter. Fakt ist: Viele digitale Verwaltungsprozesse haben bereits begonnen. Aber wir müssen sie zügig weiterentwickeln. An der Universität wollen wir den Wissenschaftlerinnen, Forschern und Studierenden maximale Unterstützung in Lehre, Forschung und Studium anbieten. Diesen Service-Gedanken nehmen wir sehr ernst. Er erfordert unter anderem auch schlanke und effiziente Verfahren, die zum Beispiel auch – nicht nur - im Homeoffice bearbeitet werden können. Zugleich wollen wir zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und haben in den vergangenen drei Jahren massiv in die Personalentwicklung für unsere nicht-wissenschaftlichen Beschäftigten investiert, in Workshops, Coachings, betriebliches Gesundheitsmanagement sowie in Schulungen zum Prozessmanagement. Auch hier sind wir erfolgreich und schnell auf digitale Formate umgestiegen.