Nach dem Onlinezugangsgesetz (OZG) sollen ab 2022 Verwaltungsleistungen über digitale Verwaltungsportale angeboten werden - wie weit sind die Verwaltungen auf dem Weg dahin?
Da gibt es keine allgemeingültige Antwort. Die Situation ist sehr heterogen. Es gibt Kommunen, die schon sehr weit sind und andere haben nicht mal angefangen. Was man aber sagen kann ist, dass definitiv keine Kommune das gesteckte Ziel erreichen wird. Selbst einige Länder kämpfen noch mit der Einführung der eAkte, welche die Voraussetzung für einen digitalen Prozess ist. Die Ursachen dafür sich vielfältig.
Neben lokal fehlenden Ressourcen (Personal und Finanzmittel), fehlt es oft auch an KnowHow und klaren Informationen von Bund und Ländern für die Umsetzungen in den Kommunen. Es fehlt an digitalfähigen Rechtsrahmen und Standards für die durchgängige Digitalisierung von Prozessen. Ein durchgängiges Problem sowohl horizontal als auch vertikal ist die fehlende digitale Identität, als Voraussetzung für die digitale Abwicklung von Anträgen. In den Ländern ist es einfach die schiere Größe der Verwaltungen und Projekte, sowie die nötigen Ressort-Abstimmungen. Letztlich hat man vielerorts auch einfach die Entwicklung verschlafen und hat viel zu spät begonnen mit der Digitalisierung.
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Welchen Schub hat die Corona-Krise der Digitalisierung in Verwaltungen gegeben und wie nachhaltig ist dieser ggf.?
Der Schub durch diese Pandemie ist unverkennbar. Politik und Verwaltung haben zwangsläufig erkannt, dass die Digitalisierung alternativlos ist. Vielerorts, wo bereits digital gearbeitet wurde, reifte auch die überraschte Erkenntnis, dass Arbeit im Homeoffice tatsächlich funktioniert und teilweise sogar effizienter ist als im Büro. Dieses Rad wird sich nicht mehr zurückdrehen lassen, auch wenn das jemand wollte. Dagegen würde es Widerstände aus verschiedenen Richtungen geben, nicht zuletzt auch von den Mitarbeitern.
Es ist im Gegenteil eine Beschleunigung vieler Digitalisierungsprojekte zu beobachten. Aus den Konjunkturpaketen werden zusätzliche Mittel für die Digitalisierung eingeplant. Am Geld wird die Digitalisierung daher nicht scheitern. Es besteht eher die Gefahr des blinden Aktionismus und unkoordinierten Vorgehens in den Projekten. Damit wächst dann auch der Flickenteppich. Daher sollte auf Standards bei der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten unbedingt geachtet werden. Wichtig ist auch eine durchgängige Digitalisierung der Prozesse, um die Effizienzgewinne für die Verwaltung zu heben.
Als größtes Hindernis für eine weitere Digitalisierung der Verwaltung gelten nach einer neuen Studie Medienbrüche und Schnittstellenprobleme. Wie können diese aus Ihrer Sicht über die verschiedenen Verwaltungsstufen in einem föderal organisierten Land überwunden werden?
Sie betrachten damit nur die technischen Hürden, was aber nur ein Teil der Hindernisse darstellt. Das größte Hindernis ist aus meiner Sicht der seit Jahren fehlende Rechtsrahmen für die Digitalisierung und technisch die fehlende digitale Identität.
Generell können Medienbrüche nur durch Schnittstellen überwunden werden. Gute Schnittstellen bedürfen guter und gepflegter Standards. Sowohl flächendeckende Standards, als auch der notwendige Rechtsrahmen sind Dinge, die auf der Bundesebene bereitgestellt werden müssen. Gute Standards bedürfen dabei der Mitarbeit aller damit befasster Akteure. Damit meine ich nicht die Anwender, sondern die Softwarehersteller und die Behörden auf Bundes- und Landesebene, die Daten aus den Kommunen empfangen. Es ist in Mode gekommen, dass sich Anwender zusammensetzen und Vorgaben machen. Das ist aber nicht zielführend, weil das detaillierte KnowHow bei den Fachverfahrensherstellern (Softwarehäuser) liegt. Das wäre so, als wenn wir als Kunden uns zusammensetzen und die Standards für unser Auto definieren. Das Ergebnis wäre sehr schick, würde aber nicht fahren. Genauso ist die Situation in der IT.
Es gibt etablierte und gut funktionierende Standards über alle föderalen Ebenen, die zusammen mit den Softwareherstellern entwickelt und gepflegt werden. Einen Konsens zu erzielen ist teils mühsam und zeitraubend, führt aber zu guten nachhaltigen Standards. Mit Geld lassen sich die Prozesse etwas beschleunigen, weil dadurch mehr Ressourcen zur Verfügung stehen. Aber eine fundierte Betrachtung eines zu standardisierenden Datenaustausches unter Einbeziehung aller beteiligten Akteure braucht immer Zeit. Hier dogmatisch an dem Jahr 2022 festzuhalten ist aus meiner Sicht nicht zielführend und könnte zur Folge haben, dass uns die schnell gestrickten Dinge danach auf die Füße fallen. Ein dann deutschlandweiter Verwaltungs-Lockdown durch fehlerhafte oder lückenhafte IT-Systeme wäre ein größeres Desaster als eine Reihe nicht fertiger digitaler Leistungen Ende 2022.
Die Verwaltungsmitarbeiter gelten als Schlüssel bei der digitalen Transformation - wie sollten die Mitarbeiter auf diesem Weg begleitet werden?
Wenn man die Mitarbeiter nicht überfährt und über ihre Köpfe hinweg Entscheidungen trifft, kann man sie auch für die Digitalisierung gewinnen. Geben sie einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter die Verantwortung und Kompetenzen für die Digitalisierung eines konkreten Prozesses in der Verwaltung und sie werden 1. sich wundern über das persönliche Engagement für die Digitalisierung und 2. vermeintlich völlig neue Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter entdecken.
