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22.10.2021
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WO VIRTUELLE EVENTS FUNKTIONIEREN UND WO PRÄSENZTREFFEN KAUM ERSETZBAR SIND

Und welche Chancen sich aus hybriden Formaten ergeben

Prof. Dr. Thomas Bauer - Studiengangsleiter BWL- Messe-, Kongress- und Eventmanagement, Duale Hochschule Baden-Württemberg, Ravensburg

Prof. Dr. Thomas Bauer - Studiengangsleiter BWL- Messe-, Kongress- und Eventmanagement, Duale Hochschule Baden-Württemberg, Ravensburg [Quelle: DHBW Ravensburg/ Mathis Leicht]


"Zu allererst ist die aktuelle Digitalisierungswelle bei Veranstaltungen eine Chance", sagt Prof. Dr. Thomas Bauer, Studiengangsleiter im Studiengang „BWL- Messe-, Kongress- und Eventmanagement“ der Dualen Hochschule Baden-Württemberg (DHBW) in Ravensburg. Er verfügt über Erfahrung in Leitungsfunktionen im CRM und Kundenmanagement in der E-Commerce- und Tourismusindustrie. Virtuelle/ hybride Veranstaltungsformate zählen zu seinen Forschungsinteressen. Daher kennt der Experte Erfolgsstorys, weiß aber auch, wo das Digitale an seine Grenzen stößt.


Hybride Tagungen verbinden lokale mit virtuellen Treffen. Welche Potenziale sehen Sie in solchen Formaten – in der Pandemie und darüber hinaus?
Zu allererst ist die aktuelle Digitalisierungswelle bei Veranstaltungen eine Chance. Hybride Tagungen sowie zukünftig auch hybride Events und Messen bieten die Möglichkeit, zusätzliche Menschen mit Content in Form von Fachwissen, Information, gegebenenfalls aber auch Unterhaltung, Erlebnis, Emotionen und Inspiration zu erreichen. Im Zielbild verlängern hybride Tagungen physische Treffen in Anbahnung, Reichweite sowie in der Nachbereitung.

Tatsächlich ist hier jedoch zunächst mehr Erfahrung aufzubauen, wie hybride Tagungen an den Erfolg ihrer physischen Vorbilder herankommen können. Schon bei der Art der Hybridität gibt es viele offene Fragen. Wird ein Live-Programm einfach zusätzlich online gestreamt, werden rein digitale Beiträge zusätzlich aufbereitet und moderiert sowie werden echte Neukonzeptionen der Teilhabe und des Austauschs von den Teilnehmern akzeptiert? Erste Realisierungen zeigen durchaus auch Erfolge wie die hybrid abgehaltene Hauptversammlung der Daimler AG (12.000 Teilnehmer online in 2020 vs. 5.000 in Berlin 2019), Kongressprogramme von Fachmessen wie der Biofach mit parallel über 1.400 digitalen Ausstellern (NürnbergMesse, 17.-19.02.21) sowie unzählige Unternehmenspräsentationen und Meetings ohne Reisezeiten und Reisekosten.


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Für welche Inhalte eignen sich hybride Formate aus Ihrer Sicht besonders?
Hybride Formate eignen sich insbesondere dort, wo Reichweite gewünscht ist. Produktpräsentationen und Pressekonferenzen, die schon bisher vor allem für Multiplikatoren konzipiert waren, können auf die Nutzer-/ Verbraucherzielgruppen erweitert werden. Eines der imposantesten Beispiele ist das erste virtuelle „Samsung Galaxy Unpacked“ Event im August 2020, das als reine Online- Produktpräsentation 56 Millionen Viewer anlockte. Das waren nicht nur doppelt so viele Zuschauer als zur jährlichen Oscar-Verleihung, sondern vor allem eine völlig andere Dimension im Vergleich zu wenigen hundert Fachbesuchern, die sonst auf einem Live-Event teilnehmen. Aber auch Formate, bei denen die Teilnehmerkreise geschlossen sind, jedoch aus praktischen Gegebenheiten nur Bruchteile der Eingeladenen erreichen wie Hauptversammlungen, unternehmensinterne Informationstermine oder jegliche Arten an (Weiter-) Bildungsveranstaltungen können die Teilhabe über die Anzahl derer hinaus steigern, für die bislang weite Wege und terminliche Konflikte ein Hinderungsgrund war. Ferner eignen sich Inhalte mit einem gewissen Anteil an Unterhaltung für eine digitale Verlängerung wie bei der virtuellen Spielemesse Gamescom 2020 in unzähligen Twitch-Streams und Videos zu beobachten war.

Umgekehrt muss man aber auch sagen, wo Präsenztreffen kaum ersetzbar sind. Jegliche Formate, bei denen Vertrauen aufgebaut werden soll, Produkte inspiziert und verhandelt werden muss oder individuelle Bedürfnisse eingebracht und treffende Lösungen erarbeitet werden sollen, funktionieren weiter besser im persönlichen Austausch. Über diese funktionelle Betrachtung hinaus möchten Menschen aber auch ihre sozialen und individuellen Bedürfnisse befriedigen und persönlich Kontakte pflegen, beim Schritt aus dem Alltag emotionalisiert werden sowie Freude im gemeinsamen Erleben empfinden. Die Integration der Teilnehmer in das Geschehen physischer Veranstaltungen muss neben attraktiven Räumlichkeiten und Destinationen weiter als die Stärken der Live  Communication ausgespielt werden.

Welche technischen Voraussetzungen benötigen hybride Tagungen und wie wichtig sind dabei welche Interaktionsmöglichkeiten für Online-Teilnehmer?
Einfaches Streaming eines Präsenzprogramms ist bereits mit geeigneten Kameras möglich, die zusätzlich zu Vortragstechnik eingebracht werden. Ferner benötigt man Livestreaming Software wie Streamyard, mit der stabil auf Online-Plattformen wie Youtube, Facebook oder Twitch gestreamt werden kann. Komplexere Produktionen verknüpfen ortsunabhängige Moderatoren sowie Referenten und Tagungsteilnehmer durch eine Live-Regie, die im Stil von TV-Produktionen auch Einspieler, Einblendungen und Reaktionen auf  Echtzeitgeschehen leisten kann. Green Screen Produktionen erweitern über räumliche Einblendungen das Erleben - zukünftig sogar über Augmented Reality und Hologramme. Zahlreiche Studio-Angebote werden aktuell von klassischen Kongresszentren, Agenturen und Messebauern angeboten und aktiv bespielt.

Online-Teilnehmer sind dabei zunächst meistens noch auf begleitende  Kommunikationsformen wie Chats, Social Walls oder klassische Wortmeldungen limitiert. Parallel entsteht jedoch tatsächlich auch ein Markt an Plattformen wie Hubilo und Talque, die mit Networking-Tables, Round Table Sessions und 1:1 Videocalls  Interaktionsmöglichkeiten für Teilnehmer untereinander schaffen.

Wie verhindert man eine Zwei-Klassen-Teilnehmerschaft zwischen den „echten“ und den Online-Teilnehmern?
Es gibt Formate, bei denen eine Gleichberechtigung der Teilhabe das Zielbild ist, beispielsweise bei Parteitagen, Mitglieder- oder Aktionärsversammlungen sowie Meetings in Unternehmen. In vielen anderen Formaten wie bei Tagungen, Messen, Marketingevents hingegen ist die Exklusivität der persönlichen Teilnahme schon von jeher ein fester Bestandteil. Während bereits heute die meisten Fachveranstaltungen (B2B) nur nach Akkreditierung von relevanten Vertretern einer Branche besucht werden können, eröffnet ein zusätzliches und digitales Angebot theoretisch erst den Zugang eines breiten Publikums zu Informationen aus erster Hand. Ich denke, der Nutzen des persönlichen Austauschs auf der Veranstaltung bleibt limitiert auf die relevantesten Teilnehmer; der Nutzen der Informationsteilhabe und gegebenenfalls Kontaktaufnahme wird zudem einem breiteren Kreis über die digitale Verlängerung ermöglicht. So könnten Ertragsmodelle der Veranstaltungsbranche erhalten und gegebenenfalls komplettiert werden. Die Interessen und Ertragsmodelle der Veranstalter sind in meinen Augen eben auch unbedingt schützenswert, da ohne Initiator die Plattform gefährdet ist - für Austausch on-site wie on-line.