Die Zahl der publizierten Informationen und Medien steigt unaufhörlich. Was kann und sollte archiviert werden?
Ich bin nicht sicher, ob die Frage in Bezug auf Archive so richtig gestellt ist. Unter Archivgut – unabhängig, ob analog oder digital – werden grundsätzlich Unterlagen verstanden, die einen Unikatcharakter haben. Diese Unterlagen entstehen bei Verwaltungen, bei Unternehmen, Vereinen etc. aus ihrem organisatorischen Handeln heraus und von Seiten des Archivs wird die Archivwürdigkeit dieser Unterlagen bewertet. Das heißt, welche dieser Unterlagen sorgen für Rechtssicherheit, können für künftige Forscherinnen und Forscher für ihre historischen, sozialwissenschaftlichen, kulturellen Forschungsfragen relevant und interessant sein und bilden die Gegenwart möglichst repräsentativ ab.
Publiziert werden diese Unterlagen allerdings nicht, das klingt eher nach einem Verständnis, wie für Bibliotheken, wo es um Bücher, Zeitschriften und Zeitungen geht. Was aus archivischer Sicht vielleicht annähernd diese Kategorie „publizierte Informationen und Medien“ treffen könnte, sind Beiträge in Social Media-Kanälen wie Facebook oder Twitter. Auch bei Social-Media-Beiträgen z. B. von Politikern, deren Kommunikation vielfach und vermehrt über Twitter betrieben wird – sind in der Bewertung entsprechende Kriterien zur Feststellung der Archivwürdigkeit anzulegen. Die herausfordernde Frage hier ist eher, wie können Archive diese Unterlagen archivieren.
JETZT HERUNTERLADEN
DIE DOKUMENTATION DIESER FACHDEBATTE
DIE DOKUMENTATION ENTHÄLT
Übersicht aller aktiven Debattenteilnehmer
Summary für Ihr Top-Management
Wie lässt sich ein effizientes Auffinden des gespeicherten Materials sicherstellen?
Das ist eine Frage, die aktuell schon seit einiger Zeit intensiv unter den Archiven diskutiert wird. Ein Kollege hat es in einem Gespräch einmal so formuliert: „Kontext, Kontext und noch einmal Kontext“. Gemeint ist damit, dass nicht nur das digitale Material (Dokument, Akt, Daten der Datenbank u.a.) erhalten bleibt, sondern auch, die Informationen darüber, wo das Material entstanden ist, wer hat es „produziert“, welche Stellen waren beim Entstehen der Unterlagen noch involviert, Änderungen in den Zuständigkeiten, wie sieht die Datenstruktur aus, welche Funktion haben die Daten etc.
Außerdem notwendig sind die sogenannten Metadaten - die Informationen, die das Material beschreiben und zum Verständnis beitragen: Signatur, Titel, Entstehungszeit(raum), Umfang, Inhalt … im Wesentlichen das, was nach dem internationalen archivischen Erschließungsstandard ISAD(G) an Informationen über Archivgut erfasst werden kann und soll.
Welchen Ansprüchen müssen Datenformate für eine langfristige Abrufbarkeit von digitalen Medien genügen?
Wichtig ist, dass die digitalen Unterlagen in authentischer Form überliefert werden. Dafür werden von den Archiven sogenannte signifikante Eigenschaften definiert. Welche Informationen dürfen neben dem Inhalt auf keinen Fall verloren gehen: Umfang des Textes, Unterschriften, Datum, wann das Dokument entstanden ist/verschickt wurde, Versionen, Änderungen? Sind unterschiedliche Schriftarten, -farben von Bedeutung? Bei digitalen Fotos sind wieder andere Kriterien anzulegen.
Die in der Schweiz ansässige Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) beschäftigt sich mit diesen Fragen und untersucht Datenformate auf ihre Archivfähigkeit; ihre Empfehlungen werden laufend aktualisiert.
Was hat – insofern welche vorliegen - mit den analogen Vorlagen für Langzeitdigitalisate zu geschehen?
Nun für Archive gilt grundsätzlich, dass die archivierten Unterlagen in der Form zu archivieren und überliefern sind, in der sie entstanden sind, das heißt analog entstanden – analog überliefert, digital entstanden – digital überliefert. Digitalisate von analogem Archivgut stellen grundsätzlich nur Kopien, Sicherungskopien dar. Analoge Vorlagen (Originale) werden nur in ganz seltenen Fällen vernichtet – und auch dies muss genau und dauerhaft dokumentiert werden und es muss gewährleistet sein, dass die enthaltenen Informationen in anderer Form archiviert werden können.
Physische Schrift-Dokumente sind teilweise seit Jahrtausenden erhalten. Welche Chancen haben digitale Archivdaten, auf eine derartige Nachhaltigkeit?
Mit Sicherheit kann dies wohl heute niemand beantworten. Aus heutiger Sicht habe ich meine Zweifel, dass die heute entstandenen digitalen Unterlagen auch in Jahrtausenden noch erhalten sein werden. Allerdings entwickelt sich hier die Technik rasch weiter und für die digitale Bestandserhaltung (Preservation Planing) werden in einigen Jahren vermutlich geeignetere Methoden zur Verfügung stehen als heute, sodass sich die Nachhaltigkeit steigern wird und auch digitales Archivgut dauerhaften Bestand hat.
