In welchem Umfang und in welcher Art digitalisieren Sie wertvolle Originale aus Ihrem Bestand?
Vorausgeschickt sei, dass im archivarischen Verständnis jedes Archivale gleich „wertvoll“ sein sollte. Die Digitalisierung von Archivgut wird im Südtiroler Landesarchiv von drei Kriterien bedingt. Einmal vom Erhaltungszustand des Originals. Gestattet dieser keine physische Benutzung, werden den Benützern Digitalisate zur Verfügung gestellt.
Weiters geschieht die Digitalisierung projektgebunden, wenn es zum Beispiel um die Vermittlung von Archivgut im Rahmen von Ausstellungen und Präsentationen oder um die Digitalisierung von Mikrofilmen wie aktuell zwecks Online-Stellung der Pfarrmatrikeln geht.
Letztlich bestimmt auch hierzulande der Markt die Nachfrage; das heißt, ist diese entsprechend relevant, oder geht ein Reproauftrag im Archiv ein, wird ein Digitalisat (von einzelnen Stücken oder auch ganzen Beständen) angefertigt und im digitalen Bildarchiv abgelegt. Online einsehbar ist digitalisiertes Bildmaterial seit 2011, digitalisiertes Schriftgut seit Februar 2020 auf der Homepage des Landesarchivs.
Die systematische Digitalisierung umfangreicheren Materials wurde von Anfang an outgesourct, was mit den beschränkten personellen, finanziellen und auch technischen Ressourcen (Flachbettscanner, Kamera) des Südtiroler Landesarchivs als eines regionalen Archivs zusammenhängt. Die Kosten-Nutzen-Rechnung darf wie immer auch in dieser Fragestellung nicht außer Acht gelassen werden, denn Speicherung und Datenpflege verursachen Kosten und binden Arbeitskräfte.
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Wie lässt sich ein effizientes Auffinden des gespeicherten Materials sicherstellen?
Es empfiehlt sich nach wie vor, bereits vor der Benutzung eines Archivs über dessen Geschichte bzw. die Verwaltungsgeschichte seines Sprengels rudimentär Bescheid zu wissen, um abzuklären, ob das betreffende Archiv für die eigene Fragestellung überhaupt relevantes Material verwahren könnte. Ferner ist es angebracht, die Beratung durch Archivarinnen und Archivare, die wie kein zweiter „ihre“ Bestände kennen, in Anspruch zu nehmen.
Schließlich wurden letzthin entweder ganze Datenbanken oder Findbücher in offenen Formaten ins Netz gestellt, um einen unkomplizierten und unabhängigen Zugang zu den Erschließungsinformationen zu gewährleisten. Ob dabei die Stichwortsuche in den Metadaten zum gewünschten Erfolg führt, hängt vom Erschließungsgrad des durchsuchten Bestandes ab. Grundsätzlich kann jedoch gesagt werden, dass im Befolgen des eben aufgezeigten Dreischritts ein effizientes Auffinden von gesuchten Informationen am wahrscheinlichsten ist.
In Anbetracht des andauernden technischen Fortschritts sind hier jedoch Veränderungen zu erwarten. Dabei wird sich zeigen, inwiefern sich die Volltextsuche, die etwa in digitalen Zeitungsarchiven ergebnisreich genutzt wird, auch in den traditionellen Behördenarchiven sinnvoll angewandt werden kann. Die unlängst dazu verlautbarten Angaben der Verantwortlichen eines einschlägigen Projekts hinsichtlich der Fehlerquote der automatisierten Texterkennung von Handschriften sind jedenfalls vielversprechend.
Welchen Ansprüchen müssen Datenformate für eine langfristige Abrufbarkeit von digitalen Medien genügen?
Grundsätzlich muss das Format die Authentizität, die Auffindbarkeit, die Lesbarkeit sowie die Verstehbarkeit des Inhalts gewährleisten. Das Südtiroler Landesarchiv orientiert sich auch in diesem Bereich an internationalen Normen und setzt in der Langzeitarchivierung auf bewährte Formate wie RAW und TIFF. Der dabei angewandte technische Standard unterliegt einer genauen Kosten-Nutzen-Rechnung bzw. der Frage, was mit der jeweiligen Digitalisierung erreicht werden soll.
Analoge Physische Schrift-Dokumente sind teilweise seit Jahrtausenden erhalten. Welche Chancen haben digitale Archivdaten, auf eine derartige Nachhaltigkeit?
Die Überlieferungschance hängt selbstredend noch mehr als in der Vergangenheit von unvorhersehbaren äußeren Bedingungen ab. Die für Archive verantwortlichen Personen – damit gemeint sind die politischen Entscheidungsträger – sollten sich der Worst-Case-Szenarien bewusst sein und sich um entsprechende Lösungen bemühen. Da sehe ich noch Aufholbedarf.
Grundsätzlich haben jedoch digitale Archivdaten genauso gute Überlieferungschancen; gegenüber bestimmten Trägermaterialien, wie qualitativ minderwertigem Papier, sogar noch bessere. Diese Frage wird sich für uns Archivarinnen und Archivare aber noch dringender stellen, dann nämlich, sobald die Ablieferungsfristen für archivwürdige born-digital records greifen. Derzeit nimmt, zumindest in Südtirol, noch zu sehr die analoge Welt unsere Aufmerksamkeit in Anspruch.
Was die digitale Überlieferung der öffentlichen Verwaltungen in Italien angeht, so sind diese verpflichtet, mit einem bei der "Agenzia per l´Italia Digitale" akkreditierten Verwahrer einen entsprechenden Verwahrungsvertrag abzuschließen. In Südtirol erledigt die operative Arbeit dabei die Landesabteilung Informationstechnik und die Südtiroler Informatik AG.
