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Interview25.02.2021

Weniger Kosten, weniger Hürden, andere Interaktion

Über die Vor- und Nachteile digitaler Meetings

Hans-Ingo Biehl - Hauptgeschäftsführer Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) Quelle: VDR Hans-Ingo Biehl Hauptgeschäftsführer Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR)
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VDR-Hauptgeschäftsführer Hans-Ingo Biehl prognostiziert, "dass auch die besten Online-Tools und virtuellen Formate Präsenzveranstaltungen und Geschäftsreisen nicht dauerhaft ersetzen, sondern lediglich ergänzen können". Da Hybride Tagungen wohl noch eine Weile der Standard sein werden, gilt es aus seiner Sicht einiges zu beachten. Und dannach können digitale Tools auch dauerhaft Vorteile bringen.





Hybride Tagungen verbinden lokale mit virtuellen Treffen. Welche Potenziale sehen Sie in solchen Formaten – in der Pandemie und darüber hinaus?
Zunächst einmal gehe ich davon aus, dass Tagungen und Kongresse auch in Zukunft wichtige Orte des Wissenstransfers und der persönlichen Begegnung bleiben werden. Trotz der Beschränkungen durch die Corona-Pandemie ist das Bedürfnis vieler Menschen nach sozialer Interaktion geblieben. Innovationen entstehen meist ungeplant, stimuliert durch Eindrücke, Perspektiv- und Ortswechsel. Aus diesem Grund glaube ich, dass auch die besten Online-Tools und virtuellen Formate Präsenzveranstaltungen und Geschäftsreisen nicht dauerhaft ersetzen, sondern lediglich ergänzen können. Klar ist aber auch, dass ein einfaches Zurück zur Normalität vor der Pandemie nicht geben wird. Teilnehmerbeschränkungen und Abstandsregeln werden uns ganz sicher noch eine geraume Zeit begleiten. Unter diesen Bedingungen bieten hybride Tagungen das Potenzial, eine prinzipiell unbegrenzte Zahl an Interessierten an der Veranstaltung teilhaben zu lassen – unabhängig von lokal geltenden Bestimmungen. Hygienekonzepte lassen sich damit viel besser umsetzen. Aber selbst ohne pandemiebedingte Einschränkungen bieten hybride Tagungen den Teilnehmenden die Möglichkeit, vollkommen ortsungebunden dabei zu sein. Zusätzliche Reise- und Übernachtungskosten können auf diese Weise eingespart werden, die Hürden für eine Teilnahme sind dadurch niedriger.  

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Für welche Inhalte eigenen sich hybride Formate aus Ihrer Sicht besonders?
Grundsätzlich eignen sich hybride Formate aus meiner Sicht für alle Inhalte, bei denen die Wissensvermittlung durch Redner, Referenten oder Podiumsdiskussionen im Vordergrund steht. Schwieriger wird es, wenn Inhalte von den Teilnehmenden gemeinsam erarbeitet werden sollen, etwa in Form von Workshops. Eine hybride Design-Thinking-Session wird weniger zielführend sein als bei einer rein physischen Zusammenkunft.

Welche technischen Voraussetzungen benötigen Hybride Tagungen und wie wichtig sind dabei welche Interaktionsmöglichkeiten für Online-Teilnehmer?
Sofern man selbst keine Erfahrung bei der Organisation einer hybriden Veranstaltung besitzt, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem professionellen Event-Dienstleister. Diese verfügen über das entsprechende Know-how und die notwendige Technik wie Kameras, Mikrofone, Highspeed-Internetzugänge und Übertragungstechnik. Auch der Location-Partner sollte idealerweise Erfahrung mit hybriden Formaten besitzen. Für ein optimales virtuelles Tagungserlebnis sind Möglichkeiten zur Interaktion unerlässlich. Dreh- und Angelpunkt kann dabei zum Beispiel eine mobile Applikation sein, mit der die Teilnehmenden über ihr Smartphone mit anderen Veranstaltungsbesuchern in Kontakt treten oder bei Abstimmungen oder Umfragen mitmachen können. Gamification-Elemente, eine digitale Messe oder virtuelle Lounges können das Angebot sinnvoll ergänzen.

Wie verhindert man eine Zwei-Klassen-Teilnehmerschaft zwischen den „echten" und den Online-Teilnehmern?
Entscheidend ist, dass sich das Online-Publikum aktiv in das Tagungserlebnis vor Ort eingebunden fühlt. Damit sind wir wieder bei der Interaktion: Online-Teilnehmende brauchen Möglichkeiten, mit anderen Tagungsgästen ins Gespräch zu kommen und sich zum Beispiel mit Fachkollegen oder auch Referenten austauschen zu können. Dies funktioniert etwa über Gruppenchats, die Raum für Kommunikation und Networking bieten. Ich bin aber ehrlich: Gewisse Abstriche lassen sich sicher nicht vermeiden. Sollten sich die Angebote für Präsenz- und Online-Teilnehmende zu deutlich unterscheiden, kann man über eine differenzierte Preisgestaltung bei der Teilnahmegebühr nachdenken. Grundsätzlich halte ich hybride Veranstaltungen zukünftig für eine ernstzunehmende Alternative zu reinen Präsenztreffen, auch weil sich möglicherweise Kostenvorteile erzielen lassen. Ich persönlich würde aber immer die persönliche Begegnung bevorzugen, sofern ich die Wahl habe. 

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