Aktuelle Untersuchungen zeigen in der Pandemie einen Digitalisierungsschub an den Hochschulen - welche Entwicklungen hat es an Ihrer Einrichtung in den letzten Monaten gegeben?
Durch die Pandemie bestand innerhalb sehr kurzer Zeit die Notwendigkeit, Präsenzformate in digitale Formate umzuwandeln. Dies betraf neben der Lehre auch jeden anderen Bereich der Hochschule, beispielsweise die Verwaltung und die akademische Selbstverwaltung. Hierzu musste innerhalb von wenigen Tagen die Möglichkeit geschaffen werden, sämtliche Prozesse von zu Hause auszuführen. Die ersten Monate waren geprägt von einer Aufrechterhaltung des universitären Betriebes.

In den vergangenen Monaten konnten wir von den Erfahrungen der Anfangszeit profitieren. Der Fokus geht weg von der reinen Aufrechterhaltung des Betriebes hin zu einer Verbesserung des digitalen Lehrangebotes. Hier werden die Lehrenden in der Nutzung der Systeme stetig geschult. Die Frage, wie digitale Prüfungsformate gerecht gestaltet werden können, steht ebenfalls im Fokus. Wesentlich sind nicht nur technische Fragen, sondern auch datenschutzrechtliche und prüfungsrechtliche Aspekte.

Die Verwaltung arbeitet in vielen Prozessen noch papiergebunden. Hier mussten Formate gefunden werden, die aus dem Home-Office funktionieren. Aufgrund der Kurzfristigkeit mussten zunächst Möglichkeiten gefunden werden, die schnell umzusetzen sind. Scans und Mails waren ein erster Schritt, mittlerweile führen wir ein System für einen elektronischen Workflow ein.

Viele IT-Experten an den Hochschulen befürchten, dass Mittel für Digitalisierung nach der Pandemie nicht mehr im gleichen Umfang zur Verfügung stehen - wie lässt sich der Digitalisierungsschub verstetigen?
Viele Mittel, die derzeit für die Digitalisierung zur Verfügung stehen, wurden durch das Land schon vor der Pandemie zweckgebunden bereitgestellt. Hier sind insbesondere Mittel für Verwaltungsdigitalisierung und für das Forschungsinformationssystem zu nennen. Digitalisierungsmittel, die während der Corona-Pandemie bereitgestellt wurden, sind für die digitale Lehre und die Beschaffung von Technik vorgesehen.

Die Digitalisierung soll planvoll und nachhaltig gestaltet werden. Wo kommerzielle Lösungen weiterverwendet werden, so ist auf lange Sicht eine Berücksichtigung im Grundhaushalt einzuplanen. Allerdings sollen auch weniger kostenträchtige Alternativen auf Open Source-Basis an geeigneten Stellen eingeführt werden.  

Viele Hochschulen haben die Krise genutzt, um neue Kooperationen einzugehen bzw. bestehende zu intensivieren. Welche Chancen und Herausforderungen sehen Sie in Kooperationen von Einrichtungen?
Die brandenburgischen Hochschulen haben Anfang 2020 miteinander ein Kooperationsverbund zur Verwaltungsdigitalisierung gegründet (Zentrum für digitale Transformation zdt). Die Chance besteht darin, die jeweiligen Kompetenzen der Hochschulen nutzen zu können und hierdurch ein Gewinn für die Hochschulen zu erreichen. Gerade kleinere Hochschulen können durch eine Kooperation Ressourcen einsparen.

Einrichtungen, die Kooperation fördern, müssen allerdings auch eine effektive Struktur bekommen und eine klar Aufgabendefinition. Dies ist ein iterativer Prozess.
 
Neben der Digitalisierung der Lehre lassen sich insbesondere in der Hochschulverwaltung Prozesse digital effizienter gestalten - welche Strategie verfolgen Sie diesbezüglich?
Die Verwaltungsdigitalisierung wurde schon vor der Pandemie durch eine Zielvereinbarung mit dem zuständigen Ministerium festgeschrieben. Die Zielstellung ist es, die analogen Verwaltungsprozesse in eine digitale Form zu überführen. Die Europa-Universität Viadrina verfolgt einen mehrstufigen Ansatz: In einem ersten Schritt werden zentrale Prozesse, die einen hohen Arbeitsaufwand haben, visualisiert und digitalisiert. Hierdurch wird vor allem Zeit eingespart, durch den Wegfall des Postweges. Es wird aber auch ein spürbarer Effizienzgewinn in der Bearbeitung erzielt, weil alle notwendigen Informationen digital bereitgestellt werden und Prozesse durch den elektronisch dokumentierten Workflow wieder besser nachvollziehbar sind. Die Leitprozesse sind zu „quick wins“ vorangetrieben worden, so dass die Akzeptanz der nächsten Digitalisierungsschritte sich stark verbessert hat.

Durch die Corona-Pandemie wurde die geplante Umstellung auf digitale Formate beschleunigt. So wurde in der Verwaltung ein Programm angeschafft, welches die Möglichkeit bietet, Anträge in eine elektronische Form zu überführen. So kann auch die Bearbeitung im Home-Office effektiver gestaltet werden.