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12.04.2021
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KEINE HOCHSCHULE WIRD ZURÜCKKEHREN INS JAHR 2019

Welche Vorteile die Digitalisierung mit sich bringt

Sandra Magens - Kanzlerin der Universität zu Lübeck

Sandra Magens - Kanzlerin der Universität zu Lübeck [Quelle: Guido Kollmeier]


"Im Bereich der Hochschulverwaltung traf uns die Pandemie in der Mitte eines Umstellungsprozesses auf eine komplett digitale Verwaltung", berichtet Sandra Magens, Kanzlerin der Universität zu Lübeck. Daher gelang etwa die Umstellung auf Homeoffice sehr schnell. Allerdings konstatiert die Kanzlerin, dass die Landes-Mittel für die Digitalisierung während der Pandemie bei weitem nicht ausreichen.


Aktuelle Untersuchungen zeigen in der Pandemie einen Digitalisierungsschub an den Hochschulen - welche Entwicklungen hat es an Ihrer Einrichtung in den letzten Monaten gegeben?
Vor allem im Bereich der Lehre gab es einen erheblichen Schub. Aufbauen konnten wir auf eine bereits vorhandene Infrastruktur, so dass es im Wesentlichen um die Schulung der Beschäftigten ging und die Herausforderung für die Lehrenden, ihre Inhalte innerhalb weniger Tage bis Wochen in ein gutes Onlineformat zu wandeln.

Im Bereich der Hochschulverwaltung traf uns die Pandemie in der Mitte eines Umstellungsprozesses auf eine komplett digitale Verwaltung. Obwohl dieser Prozess nach unseren Planungen erst 2024 abgeschlossen sein sollte, war die Digitalisierung in diesem Bereich schon so weit gediehen, dass die Verwaltung binnen weniger Tage nahezu vollständig in das Homeoffice verlagert werden konnte.   


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DIE DOKUMENTATION DIESER FACHDEBATTE

Viele IT-Experten an den Hochschulen befürchten, dass Mittel für Digitalisierung nach der Pandemie nicht mehr im gleichen Umfang zur Verfügung stehen - wie lässt sich der Digitalisierungsschub verstetigen?
Die Mittel in Schleswig-Holstein, die für die Digitalisierung während der Pandemie zur Verfügung stehen, sind bei weitem nicht ausreichend. Für uns bedeutet das, dass wir ohnehin schon jetzt mit Mitteln des Globalhaushalts mit entsprechender Verschiebung anderer Schwerpunkte agieren müssen. Ich denke, es ist jetzt essentiell, festzustellen, welche Vorteile die Digitalisierung mit sich bringt und dass alle Maßnahmen grundsätzlich auf Dauer angelegt sein sollten. Mit den ggf. vorhandenen Sondermitteln kann man gut den Anschub und Einmalinvestitionen bestreiten. Langfristig werden die neuen Formate ohnehin nicht mehr wegzudenken sein, so dass ein entsprechendes Umdenken unumgänglich ist. Je länger der Pandemiezustand andauert, umso deutlicher wird das. Keine Hochschule wird zurückkehren ins Jahr 2019.

Viele Hochschulen haben die Krise genutzt, um neue Kooperationen einzugehen bzw. bestehende zu intensivieren. Welche Chancen und Herausforderungen sehen Sie in Kooperationen von Einrichtungen?
Vor allem im Bereich der Digitalisierung wird deutlich, dass die Kooperation von Hochschulen unglaublich hilfreich sein kann. Nicht jede erforderliche Infrastruktur muss selbst gestellt werden und Synergien lassen sich leicht heben. In Schleswig-Holstein gibt es schon seit vielen Jahren den Verbund IT-SH-edu, in dem nicht nur die Hochschulen, sondern auch außeruniversitäre Forschungseinrichtungen und das Studentenwerk vertreten sind. In Zukunft soll es noch mehr darum gehen, gemeinsam frühzeitig zu eruieren, welche Bedarfe im Verbund entweder aller oder einiger Verbundpartner zusammen gedeckt werden können. Die Coronapandemie hat den Ansatz des gemeinsamen Herangehens nochmal befördert und war dann auch überzeugend für eine Förderung von Digitalisierungsmitteln durch das Land Schleswig-Holstein.

Neben der Digitalisierung der Lehre lassen sich insbesondere in der Hochschulverwaltung Prozesse digital effizienter gestalten - welche Strategie verfolgen Sie diesbezüglich?
Die Universität zu Lübeck verfolgt den Ansatz einer gesamtheitlichen Verwaltungsdigitalisierungsstrategie schon seit 2018. Zu diesem Prozess gehören viele Einzelprojekte: ERP inklusive eRechnung und eBeschaffung, Zeiterfassung, eVerwaltung im Sinne von eAkte und digitalisierten Verwaltungsprozessen, Personalmanagement und Campusmanagement. Dazu gehören weitere Bausteine wie ein Facility-Management-System, ein Customer-Relation-Managementsystem oder ein Forschungsdatenmanagementsystem.

Die Projekte bauen teilweise aufeinander auf und fokussieren vor allem auf kompatible Schnittstellen und anwenderorientierte Nutzung. Das war uns wichtig. Die Kernprodukte in der Verwaltung bauen auf demselben Softwareanbieter auf. Für die Steuerung der Projekte gibt es einen eigenständigen Bereich im Referat Qualitäts- und Organisationsentwicklung, damit die enge Verzahnung der Fachverantwortlichen auch hinsichtlich des Changeprozesses und der Schnittstellenkompatibilität gegeben ist. Für das Projekt Verwaltungsdigitalisierung hat die Universität strategische Mittel im Rahmen der Zielvereinbarungen mit dem Land eingesetzt.