Die Zahl der publizierten Informationen und Medien steigt unaufhörlich. Was kann und sollte archiviert werden?
Grundlage für die Übernahme und Sicherung von Unterlagen durch das Bundesarchiv ist das Bundesarchivgesetz. Dauerhaft aufzubewahren sind Unterlagen von bleibendem Wert, die im Gesetz ungefähr folgendermaßen definiert werden:
a) Unterlagen mit besonderer Bedeutung für die Erforschung und das Verständnis von Geschichte und Gegenwart, für die Sicherung berechtigter Bürgerbelange oder für Gesetzgebung, Exekutive und Rechtsprechung sowie
b) Unterlagen, die aufgrund besonderer Rechtsvorschriften dauerhaft aufzubewahren sind.
Fachliche ausgebildete Archivare und Archivarinnen entscheiden, für welche Unterlagen diese Kriterien zutreffen. Dabei geht es darum, die dichteste und politisch höchstwertige Überlieferung zu erfassen und Redundanzen zu vermeiden. Diese kondensierte staatliche Überlieferung wird durch die Einwerbung von Nachlässen von Personen mit nationaler Bedeutung ergänzt.
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Wie lässt sich ein effizientes Auffinden des gespeicherten Materials sicherstellen?
Eine Kernaufgabe der Archive ist es seit jeher, die Fülle der in der Überlieferung enthaltenen Informationen durch präzise zusammenfassende Beschreibung und Einordnung in den Kontext zugänglich zu machen (Erschließung). Die Erschließungsinformationen werden heute in Datenbanken vorgehalten und über Online-Rechercheanwendungen zugänglich gemacht, die sowohl eine Volltextsuche als auch eine strukturierte Suche (entlang der Provenienzstellen und inhaltlichen Aufgaben bzw. Zuständigkeiten dieser Stellen) ermöglichen.
Eine Herausforderung für die nächsten Jahre wird es sein, mit Hilfe automatischer Texterkennung (auch handschriftlichen Materials) und künstlicher Intelligenz (automatisiertes Lernen) nicht nur die Informationen über Akten, sondern auch die Inhalte der Akten durchsuchbar zu machen.
Welchen Ansprüchen müssen Datenformate für eine langfristige Abrufbarkeit von digitalen Medien genügen?
In der Retrodigitalisierung von schriftlichem Kulturgut wird das Format TIFF für die Langzeitarchivierung verwandt. TIFF unterstützt die Speicherung von Bilddateien mit einer hohen Farbtiefe (beim Bundesarchiv bis zu 24 Bit). Außerdem ist das Dateiformat sehr "robust", da beim möglichen Verlust eines Zeichens die Datei im Unterschied zu anderen Bildformaten immer noch geöffnet werden kann.
Für die Präsentation werden JPEG-Dateien verwandt, da dieses Format einen um vielfach geringeren Speicherumfang als TIFF hat. Dadurch werden die Ladezeiten beim Aufrufen der Datei verringert. Die Master- und die Präsentationsdateien liegen mit einer Auflösung von bis zu 400 dpi und einer Farbtiefe von 24 Bit vor. Mit Hilfe von Color Checker wird die Farbechtheit des Digitalisats gegenüber der Vorlage garantiert.
Was hat – insofern welche vorliegen - mit den analogen Vorlagen für Langzeitdigitalisate zu geschehen?
Der Anspruch des Archivs ist es, das Archivgut grundsätzlich auf dem Trägermaterial zu überliefern, auf dem in das Archiv übernommen wurde. Solange kein besonderer Anlass besteht, werden deshalb z.B. Papierakten nach ihrer Digitalisierung nicht vernichtet, sondern unter den bestmöglichen konservatorischen Rahmenbedingungen im Magazin gelagert, aber zwecks Schonung nicht mehr für die Benutzung vorgelegt.
Gleichwohl dient die Digitalisierung nicht nur einem erhöhten Benutzungskomfort, sondern ist auch Mittel der Bestandserhaltung. Im Fall der ursprünglich auf besonders fragilen Materialien, deren Zersetzung nur mit großem Aufwand und nur verzögernd begegnet werden kann, überlieferten Unterlagenurde – etwa ältere Töne und Filme – ist die Digitalisierung in höchstmöglicher Qualität der Weg, zumindest die Inhalte auf Dauer zu sichern.
Physische Schrift-Dokumente sind teilweise seit Jahrtausenden erhalten. Welche Chancen haben digitale Archivdaten, auf eine derartige Nachhaltigkeit?
Genau wie die dauerhafte Sicherung analoger Unterlagen ist die dauerhafte Sicherung digitaler Unterlagen mit erheblichem Mittelbedarf für die notwendige Infrastruktur und Personalressourcen verbunden. Sofern ausreichend Mittel für die redundante Speicherung (auf verschiedenen Trägern und an verschiedenen Orten), Umkopierung bzw. Migration digitaler Unterlagen und für die kontinuierliche Weiterentwicklung und den Ausbau des digitalen Magazins bereitstehen, dürften digitale Unterlagen aber eine ebenso gute Überlieferungschance haben wie analoge Unterlagen, deren Träger – wenn auch in unterschiedlichem zeitlichem Ausmaß – in der Regel einem natürlichen Zerfallsprozess unterliegen.
