Die Zahl der publizierten Informationen und Medien steigt unaufhörlich. Was kann und sollte archiviert werden?
Archive haben die Aufgabe, in Mitverantwortung für das kulturelle Erbe und im Bewusstsein der rechtlichen Bedeutung sowie des wissenschaftlichen, geschichtlichen und künstlerischen Wertes archivwürdige Unterlagen ihrer Trägereinrichtungen zu übernehmen, auf Dauer aufzubewahren, zu sichern, zu erschließen und nutzbar zu machen. Das sind analoge Unterlagen, aber natürlich zunehmend auch „born digitals“.
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Wie lässt sich ein effizientes Auffinden des gespeicherten Materials sicherstellen?
Komplexe Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bieten vielfältige Funktionen an. Bei der elektronischen Vorgangsbearbeitung laufen alle Arbeitsschritte und Beteiligungen innerhalb des Systems ab (Workflow). Wenn alle Dokumente und Prozesse elektronisch zur Verfügung stehen und alle Vorgänge von dort angestoßen und bearbeitet werden können, ermöglicht dies einen Geschäftsgang ohne Medienbrüche. Akten können dann vollständig elektronisch geführt werden. Über die Metadaten können die Authentizität der Dokumente und die Rechtmäßigkeit von Entscheidungen verifiziert werden.
Welchen Ansprüchen müssen Datenformate für eine langfristige Abrufbarkeit von digitalen Medien genügen?
Es ist wichtig, ein überprüfbares Verfahren für den Datenimport („Ingest“) in ein Digitales Archiv zu entwickeln, das die Integrität und Authentizität der elektronischen Daten nachweist. Spätestens im Vollzug des Datenimports müssen die Daten in ein für die Langzeiterhaltung geeignetes Format konvertiert werden (PDF/A, Tiff etc.). Zu den Fachanwendungen, aus denen Daten in ein Digitales Archiv abgegeben werden sollen, sind Schnittstellen zu entwickeln. Über ein automatisiertes Aussonderungsverfahren erfolgt dann die Datenübergabe aus einem Dokumentenmanagementsystem und anderen Fachverfahren.
Was hat – insofern welche vorliegen - mit den analogen Vorlagen für Langzeitdigitalisate zu geschehen?
Der gesetzliche Auftrag der Archive ist die dauerhafte Verwahrung und Verfügbarmachung von Unterlagen, die im Verwaltungs- und Rechtshandeln ihrer Trägerorganisationen entstanden sind und zukünftig entstehen. Das ist unabhängig davon, ob die Unterlagen auf analogem oder elektronischem Wege entstehen. Dafür haben die Archive die Kompetenz.
Wenn analog vorliegende Unterlagen digitalisiert werden, dann häufig, um eine verbesserte Zugänglichkeit und Nutzung zu ermöglichen. Die Kirchenbücher der Landeskirchen etwa, sehr häufig nachgefragte Quellen, werden seit Beginn des 21. Jahrhunderts digitalisiert. Nach fünfjährigem Betrieb stehen auf dem Kirchenbuchportal Archion inzwischen über 100.000 Kirchenbücher, das sind 33 Mio. Kirchenbuchseiten, online für Wissenschaft und Genealogie bereit. Die Originale, also die physischen Unterlagen, werden natürlich weiterhin dauerhaft aufbewahrt.
Physische Schrift-Dokumente sind teilweise seit Jahrtausenden erhalten. Welche Chancen haben digitale Archivdaten, auf eine derartige Nachhaltigkeit?
Archivare und Archivarinnen denken in Jahrtausenden. Digitale Archive und ihre Inhalte sind vergleichsweise sehr jung. Ein Digitales Archiv ist ein sicherer Langzeitspeicher für digitale Unterlagen, die dort nach einer bestimmten Ordnung strukturiert abgelegt werden. Zu erfüllen sind im Wesentlichen drei Anforderungen: Schutz vor Verlust von Daten und Informationen, Schutz vor Veränderung von Primär-und Metadaten und Schutz vor unberechtigtem Zugriff. Wenn dieser Zustand permanent garantiert ist, sollte der Nachhaltigkeit nichts im Wege stehen.
